Lo hizo emmanuel

Relevante a la oficina

Procedimiento de Equipos Asignados

#staff

Details

Procedimiento de Equipos Asignados

  1. Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer los procedimientos para el uso de los equipos asignados como laptops, pointer y cámaras fotográficas a fines de garantizar su adecuado uso y manejo. 

 

  1. Alcance: 

 

Esta norma es de aplicación para los empleados de la AIRD quienes tengan asignado una laptop, pointer o que utilicen la cámara fotográfica de la institución. 

 

  1. Política de Equipos Asignados

 

  1. Todo empleado de la AIRD deberá darles el uso adecuado a los equipos asignados a éstos velando por su adecuado manejo y protección.

 

  1. Queda prohibido el uso de los equipos asignados para asuntos personales y que no se relacionen con el ámbito laboral. 

 

  1. Los equipos asignados no podrán ser retirados del lugar de trabajo después del horario laboral ni los fines de semana. Se permitirá llevarse el equipo por la asignación de un trabajo especial, previa aprobación de la Vicepresidencia Ejecutiva. 

 

  1. El Analista de Sistema es el responsable de la custodia de la cámara fotográfica de la institución. En ese sentido, deberá proporcionarlas a las personas autorizadas previo requerimiento y procurar su devolución. El Analista de Sistema, mantendrá el registro de los préstamos con detalle de requeriente, fecha y hora del préstamo y hora devolución.  

 

  1. La Asistente de Presidencia y Vicepresidencia Ejecutiva es la responsable de la custodia del Pointer para su uso en los salones de la institución. El Mayordomo es el responsable de la custodia del pointer para uso del Salón Empresarial.  

 

  1. Los empleados autorizados a portal laptops deberán de mantener el equipo en óptimo estado y podrán utilizar dicho equipo fuera de la institución para asistir a reuniones, completar informes, minutas, etc. 

 

  1. Los empleados de la AIRD autorizados a portal laptops cuando utilicen las mismas fuera de la institución deberán de portarlas en todo momento, no dejar el equipo en vehículos, salones de reuniones u otros lugares. 

Politica de Vestimenta del Personal

#staff

Details

Politica de Vestimenta del Personal

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer las políticas y el código de vestimenta institucional que deberán cumplir los empleados. Estandarizar y regular la presentación del personal durante la jornada laboral, con el fin de contribuir a la buena imagen de la Empresa.

  1. Alcance:

Estas normas son de aplicación a todos los empleados de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

  1. Normas generales.

  1. Todo personal que labora en la Empresa deberá presentarse a laborar de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente documento.

  1. Toda pieza de vestir de los empleados deberá lucir nítida, limpia y planchada.

  1. Las sandalias, calipsos, chancletas, tennis, crosso cualquier tipo de calzado abierto están totalmente prohibidos tanto para damas y caballeros. Las sandalias serán aceptadas solamente que sea por fuerza mayor, es decir por asuntos médicos. Para la utilidad de la misma, debe de notificarlo previamente a la Gerencia Financiera.

  1. Queda totalmente prohibido la utilización de pantalones cortos, largos tipo engomados, licras, pescadores, jeans con flecos, agujeros o parches.

  1. Es inaceptable la ropa muy ceñida o provocativa.

  1. La Gerente Financiera es la persona encargada de supervisar el cumplimiento de las siguientes políticas por parte de todos los empleados.

  1. Normas para damas.

  1. Las damas deben vestir siempre de traje o vestido formal, mangas largas o mangas ¾, blusa, falda o pantalón que vaya con su talla y figura. La ropa muy ceñida al cuerpo, escotes o tiritas en suéteres o en blusas, espalda descubierta es aceptada. Queda prohibido el uso de ropa de tela transparente.

  1. El largo de la falda, sea de uniforme o ropa particular, deberá ser exactamente una pulgada y media arriba de la rodilla o más larga si es del gusto de la empleada. Queda totalmente prohibida la falda más corta de la medida mencionada.

3. En reuniones, con clientes y/o proveedores deberán vestir de manera formal o uniforme, según lo amerite la ocasión, cuidando siempre la imagen de la empresa y de su imagenprofesional.

4. El maquillaje de las damas deberá ser un maquillaje apropiado para el horario de trabajo y de colores neutros.

5. El cabello de las damas deberá estar limpio y peinado. No se permitirá el uso de tintes de colores no adecuados.

  1. Normas para caballeros.

  1. Los caballeros de lunes a viernes deberán utilizar camisas con mangas largas y cuello o camisa con mangas cortas.

2. En reuniones, con clientes y/o proveedores deberán vestir con camisa mangas largas, corbata y saco (opcional) cuidando la imagen de la empresa y su imagen profesional.

  1. Uso de uniformes.

  1. Se establece el uso de uniformes en los puestos siguientes: Conserje, Auxiliar de Conserje, Mensajero, Chofer y Mayordomo.

  1. El personal que tenga asignado uniforme deberá utilizarlo estrictamente los días laborables

  1. El colaborador tiene el deber de cuidar el uniforme. En caso de dañar este (quemado por la plancha, rasgado, etc.) deberá cubrir el gasto total del reemplazo.

4. El Uniforme debe ser cambiado anualmente según Presupuesto de la institución.

5. Solamente los viernes está permitido el uso de jeans acompañados de una blusa, camisa elegante y/o chaqueta, exceptuando el personal que tenga asignado uniforme.

Procedimiento Pedido Almuerzo al Personal

#staff

Details

Procedimiento Pedido Almuerzo al Personal


  1. Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento a seguir para el pedido de almuerzo del personal autorizado de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD). 

 

 

  1. Alcance: 

 

Esta norma es de aplicación para todos los empleados de la AIRD que apliquen para obtener almuerzo. 

  

  1. Procedimiento pedido almuerzo al personal 

 

  1. El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento enviará al personal el día anterior por correo y/o wasap los menús de los suplidores autorizados.

 

  1. Los empleados deberán enviar por correo y/o wasap la opción deseada a más tardar las 9:30 a.m. 

 

  1. El empleado que no haga su pedido en el tiempo establecido se le pedirá la opción 1. 

 

  1. El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento recopilará diariamente los pedidos realizados por el Staff en un formulario en excell y lo enviará por email a los suplidores autorizados a más tardar las 10:00 a.m. para garantizar el recibo de los almuerzos a las 12:00 a.m. 

 


  1. El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento quincenalmente revisará y cotejará contra factura recibida de los suplidores autorizados.

 

  1. El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento anexará a las facturas de los suplidores autorizados para fines de pago la impresión de los pedidos realizados por el Staff.

 

  1. El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento entregará las facturas con sus respectivos soportes a la Gerente Administrativa para revisión.  

 

  1.  La Gerente Administrativa luego de haber realizado la revisión entregara dichas facturas con sus respectivos soportes al Depto. Financiero para fines de registro y solicitud de autorización de pago. 


Procedimiento de Requisición de Materiales y Suministro

#staff

Details

Procedimiento de Requisición de Materiales y Suministro


  1. Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer las políticas y el procedimiento para la requisición del material gastable requeridos por el personal de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD) a fines de garantizar su adecuado uso, conservación y manejo. 

  

  1. Alcance: 

 

Esta norma es de aplicación para todos los empleados de la AIRD que utilicen o requieran el uso de material gastable. 

 

  1. Procedimiento de Requisición de Materiales y Suministro

 

  1. Todo empleado de la AIRD deberá darle el uso adecuado al material gastable de la oficina procurando su conservación.

 

  1. El empleado debe solicitar el suministro de los materiales que requiera al Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento quien quedará a cargo de entregar el material requerido al solicitante. 

 

  1. La requisición de material se hará semanalmente por medio de un Formulario de Requisición enviado por el Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento. 

 

  1. El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento quedará a cargo del inventario y archivo del material gastable. En ese sentido, deberá mantener actualizado el inventario del mismo y quedará a cargo de su reposición en caso de agotamiento.   

 

  1. Los empleados que tengan reuniones de más de veinte (20) personas deberán solicitar al menos cuatro (4) días antes de la actividad el suministro del material gastable a utilizar.   

 

  1. El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento reportará a la Gerente Administrativa los requerimientos de reposición de inventario; entre ellos: material de oficina, insumo para cocina y botiquín.  No incluye reposición de activos o mantenimiento del local.

 

  1. El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento solicitará cotización a los suplidores autorizados de los materiales requeridos para su reposición y entregará dichas cotizaciones a la Gerente Administrativa para la confección de la orden de compra. 

 

  1. El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento recibirá los materiales y suministros solicitados y lo registrará como parte de su inventario.


Procedimiento de Viajes al Exterior

#staff

Details

Procedimiento de Viajes al Exterior


I.Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el pago de viáticos al personal que representa la institución en el exterior.  

 

 

II. Alcance: 

 

Este procedimiento es de aplicación para todos los empleados autorizados por la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

 

III. Procedimiento de Viajes al Exterior:        

  • La Gerente Administrativa será responsable de coordinar los viajes, negociar las tarifas de ticket aéreo, visa, alojamiento y todo los relacionado a gastos del viaje. 

 

  1. La Gerente Administrativa solicitará cotización del ticket aéreo y tarifa de hotel donde se hospedará el empleado y lo presentará a la Vicepresidencia Ejecutiva para aprobación.

 

  1. Una vez aprobados por la Vicepresidencia Ejecutiva, se procederá a solicitar la emisión del ticket aéreo y la reservación del hotel

 

  • Los tickets aéreos comprados por la institución serán de clase económica. El empleado tendrá la opción de cambiarlo a primera clase, asumiendo la diferencia.

 

  • El ticket aéreo correspondiente a la Vicepresidencia Ejecutiva será adquirido en primera clase cuando el vuelo tenga una duración mayor a 4 horas.

 

  • El empleado solicitará el monto por concepto de viáticos a través de un memorándum dirigido a la Gerencia Financiera, gestionando previamente la aprobación de la Vicepresidencia Ejecutiva.

 

  • La Gerencia Administrativa emitirá una comunicación dirigida al banco correspondiente, solicitando el retiro del monto que por concepto de viáticos y transporte le entregará al empleado. 

 

  1. La Gerencia Administrativa entregará al empleado la suma de US$100.00 dólares por concepto de viáticos y transporte por día para viajes a Estados Unidos y Centroamérica y 150 Euros por día para viajes a Europa. 

 

  • Todos los gastos deberán tener anexo una factura o aval del mismo. 

 

  •  Todo viajante deberá llenar y presentar a su supervisor inmediato un Reporte de Gastos de Viaje al Extranjero.

 

  • No se aceptará ningún gasto en RD$ en el Reporte de Gastos de Viajes al Extranjero. Los gastos que se realicen en RD$ (peaje, parqueo, aeropuerto, taxis, etc.) se regirán según Procedimiento de Caja Chica AIRD.

 

  • Las facturas donde se paguen varios conceptos se deberá desglosar cada concepto en el Reporte de Gastos de Viaje al Extranjero.

Procedimiento Uso de Flotas

#staff

Details

Procedimiento Uso de Flotas

 

  1. Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento de uso de flotas que deberán cumplir los empleados autorizados a portar dichos aparatos en sus funciones   para uso de la AIRD.

 

  1. Alcance:

 

Esta norma es de aplicación a todos los empleados autorizados por la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

 

  1. Procedimiento uso de Flotas:

 

La AIRD asigna flota a sus empleados sin ningún costo para el empleado, pudiéndose realizar cambios mediante cambiazos que deberán ser a 18 y a 12 meses respectivamente, la AIRD cubrirá el costo del equipo, atendiendo al siguiente criterio:

 

  1. Vicepresidenta Ejecutiva, la AIRD cubrirá el equivalente a 500 dólares cada 18 meses.

 

  1. Para el Director Institucional cubrirá 300 dólares cada dos años.

 

  1. Para los (as) Gerentes, la AIRD cubrirá 250 dólares cada dos años.

 

  1. Para el personal medio, la AIRD cubrirá 225 dólares cada dos años.

 

  1. Para el personal bajo, la AIRD cubrirá 170 dólares cada dos años.   

 

  1. Los equipos serán propiedad de la AIRD y serán rotados entre el personal con derecho a asignaciones o podrá ser adquirido por el personal por el valor depreciado.

 

  1. El personal autorizado a utilizar flota, al realizar un cambiazo, debe devolver inmediatamente el equipo que cambió.  

 

  1. Cuando el empleado elija un equipo que tenga un valor mayor del monto asignado deberá aportarlo por cuenta propia y solo será considerado de su propiedad cuando el valor aportado sea superior al 100% del monto asignado.

 

  1. La Gerente Administrativa como responsable de administrar las flotas deberá enviar a cada empleado solicitante la propuesta de aparatos disponibles, para que el personal elija y apruebe por escrito el  modelo deseado.   

 

  1. Los empleados de la AIRD autorizados a portal flota cuando utilicen las mismas fuera de la institución deberán de portarlas en todo momento, no dejar el equipo en vehículos, salones de reuniones u otros lugares.

Procedimiento Uso Impresora/Fotocopiadora

#staff

Details


Procedimiento Uso Impresora/Fotocopiadora


I. Objetivo:


El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el uso de impresora/fotocopiadora multifuncional.  

 

II. Alcance: 

 

Esta política es de aplicación para todos los empleados de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

 

III. Procedimiento de Fotocopiadora-Impresora:     

Para fines de fotocopias e impresión el personal de la AIRD utilizará la Impresora- fotocopiadora, para la cual se ha establecido la asignación de un código a cada empleado para fines de fotocopiar, imprimir y scannear.

Procedimiento de uso y funcionamiento de Trello

#staff

Details

Procedimiento de uso y funcionamiento de Trello 

  1. Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el uso y el funcionamiento de Trello, herramienta utilizada para la gestión, organización y seguimiento de las tareas y proyectos asignados a todos los miembros del equipo de trabajo para el logro de las metas establecidas en el Plan Operativo Anual de la institución.

 

  1. Alcance:

 

Este procedimiento es de aplicación para todo el recurso humano de la Asociación que participa en las reuniones de Staff Gerencial y de Staff Ampliado.

 

  1. Acceso y funcionamiento del sistema:

 

  1. Todo miembro del equipo de trabajo de la institución deberá tener instalada la aplicación, tanto en sus computadoras como en las flotas. 
  2. En la aplicación, cada usuario dispondrá de tableros personales y tableros del equipo. 
  3. Los tableros se manejan de manera personal, conforme la división ya existente y aplicada en el sistema.
  4. Los miembros del staff podrán hacerse consultas entre sí a través del sistema de mensajería. Estos mensajes quedarán registrados en el sistema, como parte del seguimiento a los temas.
  5. Los miembros del equipo podrán utilizar la función de adjuntar documentos y compartirlos entre los integrantes de los tableros.
  6. Las estadísticas arrojadas por el sistema, serán el insumo principal para la evaluación de desempeño anual.

 

  1. Procedimiento:

 

  1. Es de carácter obligatorio la colocación de las tareas de cada miembro del staff según el tablero que corresponda.
  2. La colocación y actualización de las tareas debe realizarse de manera instantánea, es decir, en el momento en que son asignadas.
  3. Las tareas deben ser colocadas directamente por cada miembro del staff. Sin embargo, los miembros del equipo podrán colocarse tareas entre sí, pero la fecha será determinada por la persona a la que le corresponde ejecutar la tarea.
  4. Los gerentes podrán colocar las tareas a los miembros de su equipo, incluyendo la decisión de la fecha.
  5. Todas las tareas que requieren aprobación de la Vicepresidencia Ejecutiva, además de enviárselas por los demás canales de comunicación establecidos, deberán colocarse en Trello según el tema que corresponda, etiquetándola tanto a ella como a la Coordinadora Ejecutiva. En los casos en que aplique, se deberá adjuntar el documento que se está sometiendo a aprobación. La fecha de cumplimiento de la tarea será determinada por la Vicepresidencia Ejecutiva.
  6. La Coordinadora Ejecutiva deberá pasar cada viernes a más tardar las 10:00 a.m. a la Vicepresidente Ejecutiva, la lista de sus tareas pendientes.
  7. En relación a los colores de las etiquetas que ofrece el sistema, las mismas deberán utilizarse de la siguiente manera:
    1. Tareas urgentes (Color naranja)
    2. Tareas para aprobación de la VPE (Color morado)
    3. Tareas refechadas (Color rojo)
  8. Ningún miembro del staff podrá hacer cambios a la estructura del sistema, es decir, crear o eliminar tableros. Podrán presentar sus sugerencias en las reuniones de staff o solicitarlo directamente a la Vicepresidencia Ejecutiva vía la Coordinadora Ejecutiva.

Reglamento de Conducta

#staff

Details

REGLAMENTO DE CONDUCTA

 

 

  1. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LA DIRECTIVA NACIONAL

 

La Directiva Nacional, tienen la responsabilidad moral y legal, ante sus Miembros de velar por el cumplimiento de dicho código, el cual debe ser acatado por empleados de la Institución.  Más que una guía de principios, es también un instrumento, de evaluación del comportamiento de los empleados.  En la medida de que todo el personal de la AIRD observe las normas consignadas en este código, será posible que mantengamos la confianza de nuestros Miembros y Relacionados.

 

 

  1. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS FUNCIONARIOS

 

El funcionario es una persona asalariada a tiempo parcial o completo. Su deber se orienta a interpretar las disposiciones emanadas de la Directiva Nacional, adoptando las medidas administrativas que se requieran para alcanzar los objetivos trazados. Su marco de acción debe estar orientado por los siguientes lineamientos:

 

  1. Respetar los Estatutos y Resoluciones de la Directiva Nacional.  

 

  1. Fundamentar su criterio de evaluación del personal en base al rendimiento en el trabajo, dedicación, puntualidad y efectividad de los empleados.

 

  1. Poseer alto concepto de discreción.

 

  1. Proveer programas que promuevan el desarrollo del personal.

 

  1. Velar por el cuidado de los recursos de la Institución.

 

  1. Velar  por   mantener   la  relación  de equidad   entre   los   empleados promover el compañerismo, el trabajo en equipo y el respeto mutuo.

 

  1. Tener   una   conducta    intachable,    caracterizada   por   la  honestidad e integridad,  tanto   en   su  vida   laboral  como  familiar,   asegurando así la buena imagen de la Institución.   

 

  1. Reportar inmediatamente sobre cualquier anomalía  o sospecha de actividad fraudulenta que haya  detectado en su área o departamento.

 

 

  1. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS

 

  1. Todo  empleado  debe   asistir  con  puntualidad   a  su  lugar de trabajo y desempeñarlo honrada y dignamente.

 

  1. Todo empleado deberá proceder, tanto en su trabajo como en su vida personal, según las   normas de buena conducta socialmente aprobadas.

 

  1. Es responsabilidad de los empleados velar por el no porte de armas de fuego, ni de ningún otro tipo, durante las horas laborables.

 

  1. Todo empleado  debe evitar desperdicios y gastos innecesarios en el consumo de los materiales gastables.

 

  1. Es   responsabilidad   de   todo   empleado   mantener    una    conducta moral  y  cívica   intachable.    En  caso   de    que    un   empleado   sea  condenado a prisión por una sentencia irrevocable,  la Institución podrá poner fin al contrato de trabajo,   de acuerdo a lo establecido   en  la ley  laboral para estos casos.

 

  1. En caso de que un empleado sea objeto de detención, arresto o prisión preventiva, se procederá a la suspensión del contrato  de trabajo, de acuerdo con lo establecido en la ley laboral para estos casos.  

 

  1. Todo empleado velará por la buena imagen de nuestra institución, ofreciendo un trato cortés y   respetuoso  a todos  nuestros Miembros y brindándoles todas las facilidades y amables atenciones.

 

  1. Es responsabilidad de todo  empleado   cooperar  cuando  la   Institución necesite  de  sus servicios,   en   cualquier lugar  y  a cualquier horario, sin que necesariamente represente pago de horas extras.

 

  1. Los empleados acatarán todas las políticas, lineamientos y normas de la Institución.

     

  1. Es responsabilidad de todo empleado al que le sea requerido, asistir al trabajo debidamente   uniformado.  Aquellas personas  que por su nivel jerárquico no estén en la obligación de usar   uniformes, deberán concurrir adecuadamente vestidas.

 

  1. Todo empleado velará por el mejoramiento de los procesos vinculados a sus responsabilidades laborales.

 

  1. Todo el personal está en la obligación de asistir a su oficina los días  laborables, a la hora establecida de entrada, y salir no antes de la hora fijada para el cese oficial de labores.

 

  1. Los  empleados  deben   permanecer  en  sus   puestos  de  trabajo y evitar conversaciones ajenas a su  tarea,  la   que  redundará  en beneficio   del rendimiento  colectivo.   Por   lo  tanto, conviene  no         distraerse  en  los   pasillos,  ni  interrumpir las  tareas de los otros  empleados para discutir asuntos personales.

 

  1. Todos los empleados deben cuidar con esmero sus instrumentos y equipos de trabajo y mantener en orden sus escritorios.

 

  1. Es deber de todo empleado mantener limpia su área de trabajo, para realzar la imagen de la institución.

 

  1. Todo empleado debe ser respetuoso, considerado y cortés con los miembros y relacionados, así como con sus   compañeros de trabajo.

 

  1. Está prohibido y será severamente sancionado por nuestra institución ejercer acciones contra cualquier empleado que puedan considerarse como acoso sexual, lo mismo que apoyarlas o ignorarlas en caso de que sean realizadas por otros empleados.

 

  1. Es una obligación de todo empleado ser leal a nuestra institución, velando siempre por respetar el compromiso contraído.

 

  1. Ningún empleado podrá fumar en su área de trabajo, solo podrá hacerlo en el sector  de  fumadores,    que   tiene  destinado   la Asociación de Códomines del Edificio Torre Empresarial.  

 

  1. Está prohibida la realización de colectas, rifas, ventas o propagandas de cualquier tipo, entre empleados de la Institución. 

 

  1. Es responsabilidad de todo empleado prestar los servicios necesarios en caso de riesgos inminentes que amenacen la seguridad de las personas o bienes de la Institución, o de siniestros que causen  daños, sin que por ello tenga derecho a remuneración adicional.   

 

  1. Es deseable en todo empleado un constante deseo de superación, basado en iniciativas y esfuerzos personales.

 

  1. Es recomendable que todo empleado observe una actitud positiva y que garantice la excelencia en el servicio.

               

  1. Relaciones con el supervisor

 

  1. Es responsabilidad de todo empleado comunicarle a su supervisor cualquier irregularidad que estime que pueda causar daños, tanto a la institución como a sus compañeros de labores.

 

  1. Todo empleado mantendrá la buena comunicación con su supervisor y compañeros de trabajo, a fin de preservar el  buen ambiente laborar y garantizar el trabajo en equipo.

 

  1. Todo  empleado   procurará tener una comunicación abierta fluida y constante con su supervisor y compañeros de trabajo.

 

  1. Todo empleado deberá cumplir a cabalidad las tareas que le asigne el supervisor.

 

  1. Al dirigirse a sus compañeros y superiores, todo empleado debe mantener una conducta de respeto, moderación y cortesía.

 

  1. Todo empleado deberá obtener permiso de su supervisor para salir de su área de trabajo, aunque su ausencia sea momentánea, e informar sobre su paradero, si es dentro de la empresa

 

  1. Está  prohibida la realización de cualquier trabajo ajeno a la empresa, sin que haya sido previamente autorizado por su supervisor inmediato.

 

  1. Cuando un empleado desee tratar un asunto con un superior jerárquico, deberá respetar las líneas de autoridad establecida.  La primera persona con quien debe hablar para resolver un problema es su supervisor inmediato.

 

  1. Es una obligación de todo empleado que no pueda asistir al trabajo, notificarlo el mismo día, en las primeras horas de la mañana.

 

  1. Discreción

 

  1. Es responsabilidad  de  los   empleados  guardar  rigurosamente   los secretos técnicos, comerciales y operacionales que les sean  confiados, que conozcan a causa de su trabajo o por razones administrativas.

 

  1.  Cada empleado es responsable de notificar a su supervisor de cualquier irregularidad o sospecha de anomalías como corrupción, pérdida o divulgación no autorizada de información de la Institución.

 

  1. Todo empleado, además de velar por los intereses de la institución, deberá ser discreto, ya que como recurso humano de una entidad de servicios, manejará o tendrá acceso a una serie de informaciones de la institución y de las empresas miembros. Dichas informaciones son altamente confidenciales.

 

 

  1.  POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN 

                        

Todo el personal de la Institución debe  acatar las siguientes normas administrativas:

      

  1. Poseer la suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios, participar en actividades propias de su trabajo, tener iniciativa, requerir y obtener adiestramiento, conocer a cabalidad cuáles son sus responsabilidades para con sus superiores y nuestros Miembros y relacionados.

 

  1. Orientar su conducta de acuerdo a un alto concepto de la moral y la justicia. Identificar e informar a las  autoridades correspondientes cualquier acto cuyo propósito sea alterar las informaciones financieras, no defraudar a la institución, no encubrir actos ilegales que lleguen a su conocimiento. 

 

  1. No utilizar el nombre de la Institución para efectuar egresos. Las transacciones nunca deberán  efectuarse en el entendido de que parte o todo el importe de las mismas será utilizado con un propósito diferente al descrito en los documentos que lo sustentan.           

 

  1. Como proceso normal de las operaciones de una institución, ésta realiza transacciones de compra de equipos, materiales y  servicios.   Es obligación de los funcionarios y empleados involucrados en  este proceso, mantener la mayor confidencialidad sobre los datos, específicamente sobre aquellos que inciden directamente en la concesión otorgamiento de un contrato de compra determinado.

 

  1. El funcionario o   empleado responsable de  la  compra de cualquier bien  o   servicio,  debe  garantizar   la  confidencialidad del proceso mediante la solicitud a más de un suplidor.

 

  1. Está prohibido, y por lo tanto será sancionado derivar beneficios personales como resultado de una  operación   de compra, o de cualquier otro género. 

 

 

  1. ACCIONES Y CONDUCTAS SOCIALES

 

  1. Se recomienda a todos los funcionarios y empleados de la AIRD participar activamente en proyectos de carácter cívico, que redunden en beneficio de la comunidad.

 

  1. Conducta ilegal

 

  1. Todo  director,   funcionario o empleado  que  participe, forme parte u oculte cualquier hecho delictivo será penalizado por la Ley y aplicará las sanciones disciplinarias correspondientes.

 

  1. Todo  funcionario y empleado cuyo familiar cercano participe o forme  parte de cualquier hecho delictivo grave será puesto en observación.

 

  1. Soborno: los empleados de la AIRD, en cualesquiera categorías jerárquicas, les está prohibido solicitar, para ellos o terceras  personas,  objetos de valor a cambio de un negocio.

            

  1. Obstrucción de una investigación: En cualquier proceso de investigación un funcionario o empleado no podrá  rehusarse a responder preguntas concernientes a cualquier asunto relacionado con el desempeño de sus funciones oficiales,  o de una persona relacionada con la AIRD.

 

 

  1. ACTIVIDAD POLITICA 

 

  1. Participación en actividades políticas: Los  funcionarios y empleados podrán, si así lo desean, participar activamente, como   individuos, en las campañas políticas de la nación siempre y cuando dicha gestión no entorpezca sus deberes prioritarios de trabajo en nuestra institución.

 

  1. Es pues, contrario a los intereses de la empresa y las normas éticas, que  un  funcionario o empleado  destine recursos de la institución, para ser usados con fines políticos por una agrupación política.

 

  1. Desempeñar una función política: Los funcionarios y  empleados podrán participar en diversas actividades de la comunidad.  Sin embargo,  antes de convertirse en candidato para un puesto político, o de aceptar una posición partidaria, un funcionario o empleado debe asegurarse de que el nombre o la reputación de la institución no sean utilizados en una campaña política.

 

  1. Contribuciones políticas: Los  funcionarios   y  empleados  podrán   dar  apoyo al partido de su  preferencia, sin embargo no pueden hacer regalos o contribuciones en nombre de la institución a ningún comité político, candidato o partido, con excepción de lo que apruebe la autoridad institucional calificada, según la ley.

 

 

  1. ACEPTACIÓN DE REGALOS Y COMPENSACIÓN   

 

  1. En la relación con los clientes se establece una relación recíproca   y un deseo de mejorar las posibilidades y la calidad de los negocios en las cuales se participa. Esta relación no debe ser obstáculo para que un funcionario o empleado, ofrezca bienes materiales  servicios, promesas o condiciones extraordinarias normalmente no otorgadas a miembros o relacionados similares, con la intención de obtener nuevos negocios o negocios adicionales.

 

  1. Un funcionario o empleado solamente puede aceptar regales, gratificaciones, compensaciones o favores, en relaciones familiares en el curso de una buena fe, o para crear mejores vínculos, o en actividades conmemorativas o festivas (bodas, efemérides, cumpleaños, Nuevo trabajo).

 

 

  1. ASESORAMIENTO    

 

  1. Los funcionarios y empleados son y deben ser siempre asesores y consultores de la mayoría de nuestros Miembros y Relacionados en el ámbito de trabajo.

 

  1. Todo funcionario y empleado debe elevar constantemente sus conocimientos, ya que de esta forma brindará mejor servicio y asesoría a nuestros Miembros.

 

  1. El funcionario o empleado que haya causado daños o pérdidas financieras, que haya violado sus reglamentos y políticas o que no acate una orden y desista o reniegue de sus deberes, será objeto de una acción disciplinaria, según la gravedad de la falta cometida y de acuerdo a las sanciones establecidas en este manual.

 

 

  1. ABUSO DE ALCOHOL Y DROGAS  

  

  1. Todo el personal de la AIRD, sin importar condición social o jerarquía dentro de la institución, que se descubra en el consumo de drogas ilegales de cualquier índole, será sancionado según las leyes y el derecho que la norma laboral otorga al empleador.

 

  1. Está totalmente prohibido el uso de cualquier tipo de drogas durante las horas laborables y fuera de la institución, con excepción de medicamentos bajo prescripción facultativa comprobada.

 

  1. Todo el que protagonice un acto que evidencie el abuso de alcohol será sancionado por la institución.

 

  1. La institución no intentará obtener información sobre los hábitos del funcionario o empleado durante las horas no laborables, excepto si se ha probado que es adicto a las drogas o el alcohol y se encuentra en proceso de rehabilitación.

 

  1. La AIRD, considera el abuso de alcohol y de drogas como una enfermedad y entre las medidas que podrían adoptarse está la asistencia al funcionario o empleado en su proceso de rehabilitación.

 

 

  1. ACTIVIDADES ILEGALES DE APROPIACION Y DESFALCO

 

  1. La apropiación y desfalco de los activos de la AIRD, incluyendo información, se consideran hechos antiéticos e ilegales, y serán manejados de acuerdo a las normas y sanciones establecidas por la Institución. 

 

  1. Toda persona, sin importar el nivel jerárquico, que sea sorprendida cometiendo actividades fraudulentas contra la AIRD, será sometida según las leyes que rigen esa materia y con las consecuencias laborales que de ello se deriven.

 

  1. El hecho de no reportar o de poner en conocimiento a las autoridades correspondientes, de las actividades fraudulentas, se considerará complicidad del acto de fraude y será penalizado por la institución con una sanción disciplinaria de acuerdo a la gravedad de la falta según las leyes nacionales que rigen tales delitos.

 

 

  1.  INCUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGLAMENTOS

 

  1. Especificaciones

 

  1. Cualquier funcionario o empleado que haya infringido voluntariamente una norma de las antes indicadas, estará sujeto a la aplicación de las medidas disciplinarias pertinentes, a fin de salvaguardar el buen nombre de la institución. 

 

  1. Todo funcionario o empleado deberá siempre estar dispuesto a dar a conocer a las autoridades competentes, en momentos de dudas o en procesos de investigación, los estados financieros personales o cualquier información sobre afiliaciones familiares y personales,         cuando les sean requeridas por las autoridades de la AIRD.

 

  1. Penalidades por violación

 

  1. La violación deliberada de las políticas de seguridad, de comportamiento moral y de ética, ya sea de custodia de las informaciones de los miembros de la AIRD, que puedan crear un potencial de pérdida, corrupción o divulgación no autorizada de las informaciones, conllevará la aplicación de sanciones que variarán según la gravedad de la falta cometida y podrán afectar la relación de trabajo y el contrato.

 

  1. La AIRD debe, bajo su propia discreción, tomar la acción legal necesaria contra el personal causante de violación del   reglamento, amparado en la legislación laboral vigente u otras leyes nacionales.

 

  1. La corrupción accidental, pérdida o divulgación no autorizada de la data de la AIRD, realizada por un funcionario o empleado, conlleva sanciones disciplinarias, incluida la terminación del contrato de trabajo y siguiendo lo establecido por la legislación laboral en cada caso.

 

  1. Sanciones por violaciones de conducta

 

  1. La violación de este manual, conllevará una sanción disciplinaria progresiva, que puede contemplar la terminación del contrato de trabajo, de acuerdo a la falta cometida, según lo contemplado en este manual y las leyes laborales del país.

 

  1. Si ocurriesen violaciones severas, la Institución podrá perseguir, con la acción legal correspondiente, al empleado responsable   de las mismas.

 

  1. Todo funcionario o empleado que no reporte a la institución alguna anomalía de la que tenga conocimiento, podría ser objeto de sanciones disciplinarias.

 

  1. Sanciones generalizadas

 

Cuando un funcionario o empleado no cumpla con las normas establecidas por este manual, podrá ser objeto de:

  1. Amonestación Verbal.
  2. Amonestación escrita, con valoración de la gravedad de la falta y anotación en su expediente.
  3. Terminación del contrato de trabajo, de acuerdo a los derechos y procedimientos de la ley laboral.

Organización Interna

Procedimiento de reuniones de Staff

#staff

Details

Procedimiento de reuniones de Staff

 

  • Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el funcionamiento de las reuniones de Staff de la Asociación de Industrias de la República Dominicana.

 

  • Alcance: 

Esta política es de aplicación para todos los empleados que deben participar en las reuniones de Staff de la AIRD.

 

  • Participantes:

 

A todas las reuniones de Staff deben participar la VPE, el Director Institucional, todos los gerentes de la AIRD, el analista de sistema, el encargado de mantenimiento y servicios generales de así como las asistentes.

 

 

  • Día, hora y locación:

 

Las reuniones de Staff tendrán lugar en el Salón Horacio Alvarez de la AIRD todos los lunes a les 2:30 de la tarde.

 

 

  • Segmentos de la reunión de Staff:

 

Las reuniones de Staff estarán divididas en los siguientes segmentos o partes:

  • Informe de cumplimiento de tareas (20 minutos)
  • Temas fijos (55 minutos)
  • Temas coyunturales (15 minutos)

 

Nota: se podrán convocar reuniones de Staff con un solo tema de agenda luego de autorización de la VPE de AIRD.

 

 

  • Proceso para la revisión del cumplimiento de tareas

 

  • La revisión del cumplimiento de tareas se hará individualmente por cada personal de la AIRD, a más tardar los lunes a las 8:00 a.m.
  • El reporte será de todas las tareas que tengan los miembros del Staff en el sistema Follow Task
  • Cada miembro del Staff deberá cotejar el cumplimiento de sus tareas antes de las 2:00 de la tarde de cada lunes.
  • Cada miembro del staff es responsable de colocarse las tareas de la reunión de Staff. 
  • Cada viernes a más tardar las 10:00 a.m., el analista de sistema deberá enviar a cada miembro del Staff un recordatorio de las tareas de esa semana.
  • El analista de sistema presentará el informe semanal de tareas no cumplidas por el miembro del Staff, a través de la herramienta de estadísticas del Follow Task It.
  • Durante la presentación de este punto, cada miembro del Staff tendrá la oportunidad de explicar el por qué no realizó alguna tarea, dentro de los 20 minutos antes indicados.

 

 

  • Temas fijos y coyunturales:

 

Este segmento de la reunión de Staff está dedicado para que cada gerente presente un informe con los avances de sus respectivos temas junto con el cumplimiento de las metas y objetivos trazados al comienzo de año.

 

Los temas fijos son los siguientes:

  • Mercadeo y ventas (Gerente de Mercadeo y ventas) (10 minutos)
  • Publicaciones (Gerente de Comunicaciones) (10 minutos)
  • Comisiones de Trabajo y clústeres (Gerente Legal, Gerente Técnica y Encargado de Políticas Públicas) (5 minutos cada uno. En total 15 minutos. Se turnarán quien comienza)
  • Congreso Industrial (Director Institucional) (10 minutos)
  • Administrativos y financieros (Gerente Administrativa y Gerente Financiera) (5 minutos)
  • Proyectos (Gerente de Proyectos) (5 minutos)

 

Temas coyunturales: 

  • Cada miembro del staff podrá solicitar incluir en la agenda de la reunión de staff un tema coyuntural a más tardar el viernes antes de la reunión. 
  • El encargado del tema lo presentará en la reunión. 

 

 

  • Responsabilidades

 

  • El moderador de la reunión será el Director Institucional
  • La persona a cargo de la minuta es la Gerente de Comunicaciones.
  • La persona a cargo de llevar los tiempos es el Analista de sistemas

 

 

  • Toma de minutas y acuerdos

 

  • Las minutas de las reuniones deberán tomarse en pantalla durante toda la reunión y deberá darse lectura a los acuerdos antes de finalizar la reunión 
  • Las minutas de las reuniones deberán ser firmadas por la VPE
  • Finalizada la reunión, la Gerente de Comunicaciones enviará la minuta a todo el staff para fines de seguimiento

 

Politica de Manejo de Reuniones

#staff

Details

 

POLÍTICA DE MANEJO DE REUNIONES

 

 

  • Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer las políticas y el procedimiento para el manejo de las reuniones internas que lleva a cabo la institución. 

 

  • Alcance: 

 

Esta norma es de aplicación para todos los empleados de la AIRD.

 

  • Planificación y calendarización

 

·      A más tardar los viernes a las 12 del mediodía, todo el personal de la institución debe avisar a la Asistente de Vicepresidencia y Presidencia, en su calidad de coordinadora de los salones ubicados en el piso 12, sobre las reuniones de la semana siguiente para calendarizar. 

  • No se pueden convocar reuniones simultáneas cuando una de estas sea de 20 personas o más.
  • Al finalizar cada reunión de trabajo, debe informarse a la Asistente de Vicepresidencia y Presidencia sobre una próxima fecha para su calendarización inmediata.
  • Si el Presidente o la Vicepresidenta Ejecutiva participa (n) en la reunión, debe convocar él o ella, según se trate. Si no, la persona a cargo de la reunión.
  • Si una reunión es convocada por primera vez, debe participar la Vicepresidenta Ejecutiva para dar la bienvenida y con fines de formalidad.
  • La Asistente de Presidencia y Vicepresidencia debe colocar en la agenda (Google Calendar) las actividades semanales, el nombre del personal de la Conserjería y la Ejecutiva de Servicios que tendrá a su cargo el manejo de la reunión.
  • En todas las convocatorias a reuniones internas de la institución, deberá utilizarse el nombre establecido de cada salón de reuniones (Horacio Álvarez Saviñón, Staff y Proyectos). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IV.    Coordinación de refrigerios 

·      Si las reuniones exceden las tres horas, debe ofrecerse refrigerios, la cual deberá ser coordinada por el Encargado de la reunión con la Gerencia Administrativa.

  • Para las reuniones que excedan las cinco de la tarde y que no haya contratación de camarero, deberá colocarse una estación de líquidos que incluya café, agua, refresco o té frio, y demás utensilios necesarios para la cantidad de personas que se espera en la reunión. Como sólidos, se colocarán galletas (especiales). El menú podrá variar por indicaciones de la VPE.
  • Para los almuerzos con invitados especiales, siempre debe ofrecerse vinos.
  • El servicio del café a los visitantes, debe hacerse en una bandeja que contenga un florero pequeño, así como acompañarse de cremora y dispensador de azúcar variado. 
  • El té frio debe prepararse en una jarra de cristal y servirse en un vaso con hielo. 
  • Los chocolates (Kisses), sólo se colocarán en las reuniones de Órganos decisivos, siempre y cuando no participen invitados especiales. 

 

  • Uso de camareros y conserjería

 

  • Sólo se utilizarán camareros para reuniones de más de 10 personas, con excepción del Comité Ejecutivo de la AIRD, y otras reuniones especiales por indicación de la VPE.
  • El Mayordomo sólo estará obligado a dar servicio a las reuniones de Órganos decisivos, u otras reuniones o consejos especiales que le sean indicados.
  • Para las demás reuniones de más de 10 personas se deberá contratar camareros al menos que el Mayordomo de la institución no tenga actividades ese día en el Salón Empresarial. Esto será determinado por las Gerencias Administrativas y/o de Mercadeo y Servicios. 
  • Se contratará camarero (s) siempre y cuando se requiera y se brinde refrigerio. Se colocará una estación de agua y café.
  • La Conserje de la institución deberá atender todas las demás reuniones de menos de diez personas y apoyar al Mayordomo en las reuniones de más de diez personas. También deberá apoyar al Mayordomo en las reuniones de órganos decisivos, así como en otras que le sean requeridas.
  • Para las reuniones de Órganos decisivos, la persona responsable de dirigir al Mayordomo y al personal de Conserjería es la Asistente de Vicepresidencia y Presidencia.
  • Las reuniones de Presidencia y/o Vicepresidencia Ejecutiva que se realicen después de las cinco de la tarde, deberán contar con el servicio del Mayordomo. 

 

 

 

 

 

  • Responsabilidades de los Encargados y Ejecutivas de Servicios

 

·      Es responsabilidad de las Ejecutivas de Servicios recibir y guiar a los invitados a los Salones.

  • El responsable de la reunión debe encender o apagar los equipos y aire acondicionado antes o al finalizar la reunión.
  • Los Encargados y personal de apoyo de las reuniones, deberán sentarse en los extremos próximo a los equipos de proyección y teléfonos.
  • Cada responsable de la reunión deberá conectar su laptop para fines de proyección en los salones de Staff y de Proyectos.
  • La Ejecutiva de Servicios deberá preparar el Salón antes de cada reunión, elaborar y garantizar la firma de los participantes en el listado de asistencia y dar soporte ante cualquier requerimiento o eventualidad que se presente antes o durante la reunión.
  • La persona a cargo de tomar la minuta durante la reunión es el Encargado de la misma.
  • Al finalizar las reuniones de Comisiones de trabajo y de órganos decisivos, el Encargado de la reunión deberá enviar el listado de asistencia a la Gerencia Comunicaciones para fines de registro en el CRM.

 

 

 

 

Santo Domingo, D.N.

Actualización, Marzo de 2018

Procedimiento Control de Correspondencia Externa

#staff

Details

Procedimiento Control de Correspondencia Externa

 

  • Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el envío de correspondencia externa por la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD). 

 

  • Alcance:

 

Esta norma es de aplicación para todos los Departamentos que utilicen los servicios de envío de correspondencia externa de la AIRD. 

 

  • Procedimiento de Control de Correspondencia Externa
  • El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento recibe todas las correspondencias de todos los Departamentos un día antes del día que se desea que sea enviada 
  • Prepara un listado en Excel indicando Item o número, nombre de empresa, persona, tipo de documento, fecha de envío y fecha de recibo, como constancia para ser firmado por el mensajero
  • Registra en CRM todas las correspondencias que ya fue entregada al mensajero
  • Recibe los acuses de recibo debidamente firmado y sellado por destinatario indicando la fecha de recibo de acuses en el documento 
  •  Procede a cerrar los casos en CRM, que es registrar que las documentaciones fueron entregadas por el mensajero 

Envio de correspondencias en casos especiales:

Facturación Cuota de Socios

Las facturas por concepto de cuota de socio se distribuyen por zonas y deberán entregarse en un tiempo máximo de 12 días laborales 

Comunicaciones urgentes

Estas generalmente la entregan el mismo día que debe ser entregada a su destinatario y dicho sobre debe indicar “Urgente” 

  • Obsequios Relacionados

Estos obsequios se deben entregar el mismo día del cumpleaños del homenajeado

   

Procedimiento para la aprobación de nuevos socios en la AIRD

#staff

Details

 

PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACION DE NUEVOS SOCIOS EN LA AIRD

 

Luego de recibido el formulario de solicitud de inscripción debidamente lleno, firmado y sellado por la empresa o institución solicitante se procede a:

 

  • Hacer de conocimiento de la Vicepresidencia Ejecutiva la solicitud recibida 
  • Someter dicha solicitud ante la Directiva Nacional AIRD para fines de aprobación vía email, indicando: 

 

  • Nombre de la empresa o institución solicitante
  • Presidente
  • Principales directivos o administradores
  • Actividad de la empresa
  • Capital autorizado y suscrito y pagado
  • Ventas anuales aproximadas
  • Referencias 
  • Indicar si aplica para socios activos o simpatizantes 

 

  • Si se recibe alguna objeción por cualquiera de los miembros de la Directiva, dicha solicitud deberá ser presentada para discusión en la próxima reunión de directiva donde se tomará la decisión correspondiente. 
  • Si no se recibe objeción por ninguno de los miembros de la Directiva, se procede internamente con el establecimiento de la categoría en la que será ingresada la empresa o institución solicitante y la cuota anual a pagar, de acuerdo a la tabla de clasificación de socios actual. La categoría de los socios se establece internamente en base a la percepción en cuanto al tamaño de la empresa, ventas anuales aproximadas, capital autorizado y suscrito y pagado, etc.  
  • La categoría establecida internamente para ser asignada a la empresa o institución solicitante será sometida al Comité de Tesorería de la AIRD, vía email para fines de aprobación. 
  • Si no hay objeción por parte de ninguno de los miembros del Comité de Tesorería, se procede a enviarle una carta de bienvenida al nuevo socio indicándole la aprobación de su solicitud, adjunto a: una Carpeta Institucional, copia de los estatutos por los cuales se rige la AIRD y la factura correspondiente al trimestre en el que ingresa. Si alguno de los miembros del Comité de Tesorería presenta alguna objeción con la categoría y cuota asignada, se discutirá entre los miembros del Comité vía email hasta ponerse de acuerdo con la categoría y cuota adecuada para el nuevo socio.   
  • La inscripción del nuevo socio se formaliza al recibir el pago de la factura correspondiente a la primera cuota. 
  • El encargado de cobros al recibir el pago, deberá informar al encargado de dar seguimiento al ingreso de nuevos socios quien a la vez informará a todo el personal la integración de este nuevo socio para fines de conocimiento. 
  • La persona encargada de manejar la base de datos se encargará de ingresar inmediatamente este nuevo socio para que de inmediato disfrute de todos los servicios que la AIRD ofrece a sus asociados.  

 

Nota: En caso de que la solicitud de inscripción sea realizada por una Asociación Industrial o  Empresarial, dicha solicitud deberá estar acompañada de: 

 

-        Copia del Certificado de Incorporación emitido por la Procuraduría General de la República 

-        Copia del listado correspondiente a la Directiva actual

-        Listado de socios


Procedimiento para el funcionamiento del equipo técnico 

#staff

Details

 

 

 

Nombre

Procedimiento para el funcionamiento del equipo técnico 

Área

Organización interna

Sub-Área

 

Código

 

Versión

1

Fecha

Febrero de 2019

 

 

Procedimiento funcionamiento equipo técnico

 

  • Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer los procedimientos para el funcionamiento y seguimiento a los temas técnicos de la agenda de la institución.

 

  • Alcance:

 

Este procedimiento es de aplicación para todo el equipo técnico de la AIRD.

 

  • Funcionamiento: 

 

Servicios a los socios

  • El servicio a los asociados, en el orden de inconvenientes que estén presentando en su funcionamiento y procesos, es atendido directamente por la Vicepresidencia Ejecutiva. Dichas reuniones son coordinadas a través de la Asistente de la Presidencia y Vicepresidencia, y para la misma podrá ser requerida la participación del miembro del equipo técnico relacionado a la temática para un seguimiento posterior.
  • Toda gestión de servicio que se ofrece a un socio debe ser registrado en el CRM: Llamada telefónica, correo electrónico, solicitudes de información, etc. Esto a los fines de medir periódicamente el relacionamiento del asociado con la institución.
  • Trimestralmente, cada miembro del equipo técnico deberá evaluar la asistencia de los socios a las reuniones. Posteriormente, evaluará con el Departamento de Comunicaciones, para monitorear la recepción de los correos.

Gestión de reuniones

Participación en reuniones internas

  • Cada miembro del equipo técnico deberá participar en todas las reuniones, eventos, conversatorios y talleres que se realicen en la AIRD que estén relacionadas con las temáticas a las que dan seguimiento.
  • En los casos en que dos miembros del equipo técnico den seguimiento a un mismo tema, deberán participar ambos en la reunión. En caso de alguna coincidencia con otra actividad, deberá coordinarse con la VPE para aprobación.

 

 

Participación en reuniones en representación de la AIRD

  • La AIRD participará en todos los comités técnicos de INDOCAL.  En los casos en que AIRD no participe, hay que coordinar para que una empresa o una asociación firme por AIRD. Es importante que la institución participe por lo menos en una de las reuniones de cada comité para que conste su participación en las discusiones. De esta forma no se pierde el espacio. 
  • Ningún miembro del equipo técnico puede participar en una reunión de comisión técnica de una norma sin aprobación de la posición o lineamientos de la Directiva Nacional
  • Los técnicos que tengan reuniones fuera de la AIRD deben informarlo por el grupo de WhatsApp “Equipo AIRD”, diariamente

 

Informes 

  • Tanto de las reuniones internas como de las externas, debe prepararse un informe de la reunión, de acuerdo al modelo aprobado, el cual debe contener: Fecha, quienes asistieron, actividad a la que asistió, principales resultados y pendientes o pasos a seguir.
  • Este informe deberá enviarse a la VPE inmediatamente concluya la reunión, con copia a la Asistente de Presidencia y Vicepresidencia Ejecutiva. Deberá remitirse por correo electrónico e informar por el WhatsApp de la Vicepresidente Ejecutiva que le fue enviado.

Manejo de las Comisiones de Trabajo 

Generales 

  • Las comisiones de trabajo deberán sesionar por lo menos tres veces en el año

Convocatorias 

  • Toda convocatoria dirigida a los miembros de una Comisión de Trabajo, deberá remitirse desde mailchimp, a excepción de los correos a los directivos que deben salir desde el usuario de la Gerente de Comunicaciones.
  • Si el Presidente o la Vicepresidenta Ejecutiva participa (n) en la reunión, debe convocar él o ella, según se trate. Si no, la persona de mayor jerarquía que participe en la reunión.
  • Si una reunión es convocada por primera vez, debe participar la Vicepresidente Ejecutiva para dar la bienvenida y con fines de formalidad.
  • La agenda de estas reuniones debe ser remitida en la convocatoria, previa aprobación de la Vicepresidencia Ejecutiva. 
  • Al finalizar cada reunión de trabajo, debe informarse a la Asistente de Vicepresidencia y Presidencia sobre una próxima fecha para su calendarización inmediata.

De los participantes

  • No debe sacarse un miembro de una comisión de la AIRD, aunque no asista. Deben seguirse invitando. En ese mismo orden, inmediatamente concluye la reunión, la ejecutiva de servicios asignada a la reunión deberá registrar a los participantes en el CRM y los que no estén, solicitar a la Encargada de Prensa que proceda con el llenado del formulario ¨Ingreso persona¨.

Otros 

  • La Vicepresidente Ejecutiva debe estar copiada en todos los temas técnicos que son tratados en la AIRD, incluyendo en las solicitudes de reuniones a la Asistente de Presidencia y Vicepresidencia
  • Es importante que todo el equipo técnico participe, siempre que tengan tiempo, y estén al tanto de todo lo que pasa en negociaciones comerciales.
  1. En cuanto al envío de los correos, colocar en el asunto (subject) de los correos que envíen a la Vicepresidente Ejecutiva y a los miembros del equipo el tema de que se trata; esto con fines de facilitar la búsqueda y archivo de los correos 

 

División de las temáticas entre los miembros del equipo técnico 

Encargada de Políticas Públicas

  • Código Laboral. 
  • Transporte, 
    • En cuanto a las reglamentaciones y normas. La Gerente Técnica se encargará de la coordinación de la comisión, logística y operatividad. 
  • Educación, formación técnica y capacitación
  • Política monetaria y financiera (crédito, dólares, Banco Central, presupuesto del Estado). 
  • Reglamento de Lavado de Activos
    • Apoyo en el aspecto financiero a la Gerente Legal
  • Medio ambiente. 
    • Resolución de simplificación de las autorizaciones ambientales para el sector industrial.  Seguimiento con el Ministerio
    • Modificación de los TDR estandarizados por comisiones sectoriales de la aird
    • Cumplimiento del acuerdo de ampliación del plazo de los ICAS por parte del Ministro de Medio Ambiente
    • Proyectos de Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial y Uso de suelo.  
    • Proyecto de Ley de pagos por servicios ambientales.  
    • Proyecto de ley sobre manejo de residuos sólidos en la República Dominicana. 
    • Proyectos de Ley de Aguas de la República Dominicana.
    • PDL bolsas plásticas 
    • Proyecto de Ley de Minas
      • Seguimiento a la Comisión Especial
    • Premio a la Producción + Limpia
  • Innovación 
    • Convenio con PUCMM (Mesa de innovación)
    • FONDOCYT
    • Consejo de Innovación del MESCYT
    • Proyecto de Corea de innovación del MESCYT 
    • Reglamento pasantías, entre otros  
  • Seguridad social
    • Dar apoyo al representante de AIRD en el Consejo
    • Cuando lleguen los informes de seguridad social, preparar un informe técnico para los socios 
    • Manejo de la comisión de RRHH de la AIRD
  • PROCONSUMIDOR
    • Dar apoyo y seguimiento al representante de AIRD en el Consejo para evaluar avances, resoluciones, que se está haciendo.
  • Encadenamientos productivos
    • Apoyo a todo el proyecto de encadenamientos productivos
    • Coordinación de B2B
  • Proyecto APP 
  • Responsabilidad social empresarial 
  • Comisiones de trabajo a cargo: Asuntos medio ambientales y RRHH.
  • Soporte a las instituciones vinculadas a encadenamientos productivos
  • Comisiones a cargo:

ÿ      Innovación 

ÿ      Capital Humano 

ÿ      Medioambiente y producción más limpia 

ÿ      Transporte (Parte regulatoria)

ÿ      Regulación de Mercado (Asuntos del consumidor; Compras y contrataciones 

ÿ      Construcción 

ÿ      Minería Responsable

ÿ      Nuevos Instrumentos Financieros 

 

Gerente Legal

  • Seguimiento Regulatorio:

 

  • Coordinación del Comité de Asesoría Legislativa.
  • Envío de la Agenda del Congreso.
  • Envío del Monitoreo Regulatorio.

 

  • Seguimiento a las siguientes iniciativas:

Asuntos Fiscales:

·      Proyecto de Ley que Crea el Corredor Turístico Fronterizo en la República Dominicana. 

·      Proyecto de Ley que Modifica la Ley 28-01 que crea la Zona especial de Desarrollo Fronterizo. 

·      Proyecto de Ley de Declaración Patrimonial y Revalorización

·      Proyecto de Ley de Aduanas solamente en el ámbito fiscal.

·      Norma General sobre el Reembolso o Compensación del Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) aplicable a los exportadores;

·      Norma General sobre Tipos de Comprobantes Fiscales Especiales.

·      Norma General sobre Comprobantes Fiscales;

·      Norma General sobre salidas de inventario no facturadas;

·      Norma General sobre Remisión de Informaciones;

·      Decreto sobre Reglamento de Impuestos Selectivos al Consumo.

·      Mejoras y Cambios en los Formularios de las Declaraciones Juradas. (Proporcionalidad del ITBIS)

 

Comercio: 

·      Proyecto de Ley del Código Marítimo. 

  •  Ley Prevención del comercio ilícito, contrabando y falsificación de productor regulados.

 

Alimentos y Bebidas: 

·      Proyecto de Ley que crea el Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Agroalimentario.

·      Proyecto de Ley que Impone un veinte por ciento (20%) a todas las bebidas gaseosas, edulcoradas y energizantes y limita su embotellamiento a envases de 20 onzas.

·      Proyecto de Ley que Prohíbe la venta de bebidas gaseosas y de alta azúcar en las instituciones educativas de la república dominicana

·      Proyecto de Ley de Reducción de la Pérdida y Desperdicio de Alimentos

·      Proyecto de Ley que Regula la producción y la comercialización de las bebidas azucaradas, edulcoradas, carbonatadas y energizantes.

·      Proyecto de Ley de Alimentación Escolar y Control Sanitario.

·      Proyecto de Ley depositado mediante el cual se agregan los artículos 126.1 y 126.2 y un numeral 12) al artículo 154 a la Ley General de Salud No.42-01, del 8 de marzo de 200

·      Proyecto de Ley del Sector agropecuario y el desarrollo rural.

·      Anteproyecto de orientaciones para el etiquetado nutricional en el frente del envase (enfe);

·      Anteproyecto de orientación para el etiquetado de envases de alimentos no destinados a la venta al por menor;

  • Propuesta NORDOM 675 Directrices sobre etiquetado nutricional;
  • Proyecto de Norma Hecho en República Dominicana;
  • Plan Intersectorial para la Prevención de la Obesidad en la Niñez y Adolescencia (PLAN PIPSO);
  • Plan Nacional para la Soberanía y Seguridad Alimentaria y Nutricional (Plan Nacional SSAN).

 

Otras Regulaciones:

·      Proyecto de Ley que Modifica los artículos 2 y 4 de la ley 139 -97. Para Excluir El 26 De enero, Día De Duarte, Del Ámbito De Los Días Feriados Sujetos A Traslado.

·      Proyecto de Ley que Modifica la Ley No.287-04, sobre Prevención, Supresión y Limitación de Ruidos Nocivos y Molestos que Producen Contaminación Sonora.

·      Proyecto de Ley de Vigilancia y Seguridad Privada.

·      Ley del Colegio de abogados de la República Dominicana.

·      Reglamento de Ley de Lavado de Activos

 

  • Contrabando e Informalidad de Bienes:
  • Mesa Presidencial de Contrabando en Informalidad de Bienes
  • Sistema de Control y Trazabilidad Fiscal de DGII.

 

  • Competencia 

·      Reglamento de la Ley 42-08 

·      Reglamento para el establecimiento de un Régimen de Reducción de Sanciones por Colaboración (RRS) en el marco del procedimiento de investigación de prácticas concertadas y/o acuerdos anticompetitivos (carteles); 

·      Reglamento para la tramitación de propuestas de compromiso por parte de agentes económicos en el marco de las investigaciones bajo la Ley General de Defensa de la Competencia, núm. 42-08.

·      Observatorio de PROCOMPETENCIA;

  • Recursos y acciones legales
  • Coordinación ANUNR.
  • Revisión legal de los contratos y convenios institucionales 
  • Custodia de los documentos constitutivos de la AIRD, Asamblea (Actas)
  • Combustibles 
  • Reglamento de biomasa 
  • Gas Natural: Resolución número 086 de fecha 14 de abril del 2017

 

  • Eficiencia energética, energía alternativa 
  • Compras y contrataciones 

Anteproyecto de ley de Compras y Contrataciones

  • Comisión de Veeduría.

 

  • Comisiones a cargo:

ÿ      Reglamento Impuesto Selectivo al Consumo. 

ÿ      Norma General de remisión de Información. 

ÿ      Norma General de Comprobantes Fiscales. 

ÿ      Reglamento para la Tramitación de Propuestas de Compromiso por parte de Agentes Económicos en el Marco de las Investigaciones Bajo La Ley General de Defensa de la Competencia, Núm. 42-08. 

ÿ      Reglamento para el establecimiento de un régimen de reducción de sanciones por colaboración (RRS) en el marco del procedimiento de investigación de prácticas concertadas y/o acuerdos anticompetitivos (carteles). 

ÿ      Reglamento de aplicación de Ley de PROCOMPETENCIA. 

ÿ      Proyectos de Leyes de bebidas azucaradas. 

ÿ      Alimentos y bebidas 

ÿ      Alcoholes y Tabaco

ÿ      Regulación de Mercado; Competencia; Compras y contrataciones 

ÿ      Asuntos fiscales 

ÿ      Comité de Asesoría Legislativa;

ÿ      Comisión de Veeduría.

 

Gerente Técnica

  • Exportaciones
  • Negociaciones comerciales
  • Aduanas
  • Calidad 
  • Temas municipales desde el punto de vista técnico 
  • Unificación de los registros sanitarios. El seguimiento estará a cargo de la Gerencia Técnica y de la Gerencia Legal. La Gerente Técnica da seguimiento a permisos de registros, las encuestas, levantamientos, comisiones de seguimiento. La Gerencia Legal dará apoyo a la Gerencia Técnica en toda la parte reglamentaria, todo lo que tiene que ver con los reglamentos sanitarios y de salud pública. 
  • Compras y contrataciones publicas 
  • Transporte: Logística y operatividad
  • Seguimiento a resultados de los convenios 
  • Comisiones a cargo:

ÿ      Acero 

ÿ      Agroindustrial y bebidas 

ÿ      Calzados 

ÿ      Farmacéutica 

ÿ      Muebles/ Colchones

ÿ      Plásticos 

ÿ      Químicos 

ÿ      Textil 

ÿ      Lácteos 

ÿ      Comisión de Calidad

ÿ      Comisión de Alimentos y Bebidas, Co-Coordinada con la Gerente Legal

ÿ      Comisión de Transporte, (Glory, nos apoya en los asuntos regulatorios)

ÿ      Comisión de Acceso a Mercados

  • Comisión de Aduanas

 

 

 

Procedimiento para la organización y codificación de los manuales de procedimientos

#staff

Details

Procedimiento para la organización y codificación de los manuales de procedimientos

 

  • Objetivo:

 

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para la organización y codificación de cada uno de los procedimientos, reglamentos, formularios que tiene la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

 

 

  • Alcance:

 

Esta política es de aplicación para el Staff Gerencial de la AIRD.

 

 

  • Organización

 

  • Los procedimientos, reglamentos y formularios estarán organizados por temas
  • En el Disco G habrá una carpeta llamada Manuales y procedimientos que contendrá una carpeta por cada uno de los temas
  • Los formularios correspondientes a un tema deberán estar guardados en una sub-carpeta en la carpeta de cada tema
  • En la carpeta Manuales y procedimientos habrá un documento con el listado de todos los procedimientos, reglamentos y formularios
  • El nombre del archivo digital debe ser el nombre del procedimiento, reglamento o formulario

 

 

  • Codificación

 

  • Todo procedimiento, reglamento o formulario deberá tener un código que permita identificar el tipo de documento que es y el tema o área al que corresponde.
  • El código estará organizado de la siguiente manera:

 

 


 

 

TPD

AREA

SUBA

NUM

Tipo de documento

4 letras del nombre del área o tema al que pertenece 

4 letras del nombre de la sub-área al que pertenece en el caso de que aplique

Número del documento

 

Por ejemplo: PRO-OINT-001

 

Características:

TPD:

  • PRO: Procedimiento
  • REG: Reglamento
  • FORM: Formulario

 

AREA:

  • ADMI: Administración
  • COMU: Comunicación
  • FINA: Finanzas
  • INST: Institucional
  • OINT: Organización Interna
  • RRHH: Recursos Humanos

 

SUBA:

  • En el caso de que un área tenga sub-áreas, se colocará la referencia de dicha sub-área antes del número.

 

NUM:

  • La numeración tendrá 3 dígitos y se hará en orden ascendente por tema. Es decir que cada tema tendrá un 001.

 


Comunicaciones

Manual de Comunicaciones

#comunicaciones #tecnologia

Details

Procedimientos

Departamento de Comunicaciones

  1. Manejo de Prensa
  2. Redes sociales
  3. Resumen de Noticias
  4. Fotografías
  5. Infografías
  6. Alertas
  7. Índices e Indicadores Industriales
  8. HechoenRD
  9. Manejo del Asesor Gráfico
  10. Mailchimp
  11. CRM y Base de datos


Procedimiento para el Manejo de Prensa


  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para los envíos de documentación a la Prensa, así como para las convocatorias y manejo de los medios durante las actividades que lleva a cabo la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD), a fines de garantizar su adecuado manejo.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:
    1. Notas de Prensa

  1. Redacción
    • Responsable:Asesor de Comunicaciones

  1. Aprobación
    • Responsable:Vicepresidencia Ejecutiva.
      1. Se solicitará aprobación de la Presidencia en los casos en que la nota esté a nombre del Presidente y por indicación de la Vicepresidenta Ejecutiva.

  1. Envío al equipo Comunicaciones
    • Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Envío a los medios de comunicación
    • Responsable:Encargado de Prensa

  1. Publicación en el Portal Industrial y envío del enlace al Community Manager
    • Responsable:Analista de Sistemas

  1. Manejo y publicación del título en las redes sociales
    • Responsable:Community Manager

  • Inmediatamente se publica la nota de prensa en el Portal Industrial, se procede a enviar el enlace de la NP al Community Manager y este posteará inmediatamente el titular de la nota en las redes sociales con el respectivo enlace.

  1. Convocatorias

  1. Redacción
    • Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Envío a los Medios
    • Responsable:Encargada de Prensa

  1. Confirmaciones
    • Responsable:Encargada de Prensa

  1. Atención durante los eventos
    • Responsable:Encargada de Prensa y Gerente de Comunicaciones

  1. Envíos de las notas de prensa a los medios:

Procedimiento lunes a viernes:

  1. Aprobada la nota de prensa por parte de la Vicepresidenta Ejecutiva, la Gerente de Comunicaciones procederá a enviar la misma a la Encargada de Prensa para fines de remitir a los medios como sigue:
    • El primer envío se hará a más tardar la 01:00 p.m. a los Editores de Economía de los Medios Escritos (Listín Diario, Hoy, Nuevo Diario, El Caribe, El Día, El Nacional y Diario Libre)
    • Luego de realizado este primer envío, procederá a llamar a cada uno de los Medios antes indicados para confirmar la recepción de la nota.
    • El segundo envío se realizará a partir de las 4:00 p.m. a las siguientes áreas de cada uno de los medios escritos, digitales y radio:
      1. Director
      2. Jefes de Redacción
      3. Editor en Jefe
      4. Agenda
      5. Editor de digitales
      6. Editor de Economía
      7. Redactores de Economía
    • Al día siguiente de enviada la nota de prensa, la Encargada de Prensa procederá a completar el informe de prensa sobre aquellos medios a los que les fue enviada la nota de prensa y los que la publicaron. Debe especificar si la publicación fue en formato físico o digital.
    • Mensualmente, el Asesor de Comunicaciones deberá preparar y enviar a la vicepresidenta ejecutiva un informe sobre el comportamiento de los medios y sugerir aspectos a mejora, tomando como referencia los reportes de las colocaciones.

Procedimiento fines de semana:

  1. Aprobada la nota de prensa por parte de la Vicepresidenta Ejecutiva, la Gerente de Comunicaciones procederá a enviar la misma a la Encargada de Prensa para fines de remitir a los medios como sigue:
    • El primer envío se hará el sábado a más tardar la 01:00 p.m. (embargada al lunes) a los Editores de Economía de los Medios Escritos (Listín Diario, Hoy, Nuevo Diario, El Caribe, El Día, El Nacional y Diario Libre)
    • Luego de realizado este primer envío, procederá a llamar a cada uno de los Medios antes indicados para confirmar la recepción de la nota.
    • Un segundo recordatorio será enviado el domingo a más tardar las 10.00 a.m. a los medios antes indicados.
    • El segundo envío se realizará el domingo a partir de las 3:00 p.m. (sin embargar) a las siguientes áreas de cada uno de los medios escritos, digitales y radio:
      1. Director
      2. Jefes de Redacción
      3. Editor en Jefe
      4. Agenda
      5. Editor de digitales
      6. Editor de Economía
      7. Redactores de Economía
    • Al día siguiente de enviada la nota de prensa, la Encargada de Prensa procederá a completar el informe de prensa sobre aquellos medios a los que les fue enviada la nota de prensa y los que la publicaron. Debe especificar si la publicación fue en formato físico o digital.
    • Mensualmente, el Asesor de Comunicaciones deberá preparar y enviar a la vicepresidenta ejecutiva un informe sobre el comportamiento de los medios y sugerir aspectos a mejora, tomando como referencia los reportes de las colocaciones.

  1. Envío de las convocatorias:

Procedimiento:

  1. Aprobada la convocatoria a la actividad por parte de la Vicepresidenta Ejecutiva, la Gerente de Comunicaciones procederá redactar y a enviar la misma a la Encargada de Prensa para fines de remitir a los medios como sigue:
    • Se hará un envío único, con un mínimo de un día anterior a la fecha de la actividad a los medios escritos, televisivos y digitales. Los envíos estarán dirigidos a:
      1. Jefe de redacción (Diurno y nocturno)
      2. Editores en Jefe
      3. Editor de sección (Dependiendo del a convocatoria, siempre incluyendo al de Economía, digital y política de todos los medios que tengan)
      4. Directores de prensa y digitales de canales de televisión
      5. Directores de radio y directores de prensa
      6. Encargados de agenda
    • Luego de enviada la convocatoria, la Encargada de Prensa procederá a llamar a todos los medios para confirmar la recepción de la convocatoria y su asistencia al evento.
    • El día de la actividad, procederá a pasar completar el listado de asistencia de medios que fueron invitados a la actividad y los que asistieron. También registrará las agendas de los medios en que salió publicada la convocatoria.
    • Mensualmente, el Asesor de Comunicaciones deberá preparar y enviar a la vicepresidenta ejecutiva un informe sobre el comportamiento de los medios y sugerir aspectos a mejora, tomando como referencia la asistencia de los mismos a las convocatorias de la institución.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS REDES SOCIALES


Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer los lineamientos para el manejo de las cuentas de redes sociales de la AIRD, con el fin de mantener comunicación permanente con la población en medios digitales sobre temas relacionados con las competencias de la Asociación.

  1. Alcance:

Este procedimiento aplica desde la solicitud de publicación de información relacionada con temas de la Institución en redes sociales como Instagram, Facebook, Twitter y YouTube hasta el monitoreo de las analíticas.

  1. Actividades y responsabilidades:

  1. Identificar contenido de interés para publicar en las redes sociales
    • Responsable:VPE, equipo técnico y departamento de Comunicaciones

  1. Análisis de la información remitida para publicar en las redes sociales
    • Responsable:Equipo de comunicaciones

  1. Adecuación de la información para publicar en las redes sociales
    • Responsable:Community Manager

  1. Aprobación de la publicación
    • Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Monitoreo de las analíticas de redes sociales
    • Responsable:Community Manager

  1. Creación y publicación de contenidos:

  • La información contenida en las herramientas de comunicación de la AIRD, tales como boletines, informes índices industriales, comunicados y notas de prensa, invitaciones a eventos y actividades formativas, ruedas de prensa, etc, será publicada en las redes sociales como apoyo para su divulgación y garantía de la difusión viral de los mensajes.

  • Todas las publicaciones deben ser colocadas previamente en el Portal Industrial e inmediatamente después se coloca el contenido en las redes sociales, con un enlace hacia el Portal. La publicación en las redes sociales no deberá exceder un máximo de 30 minutos después de recibido el material a ser publicado.

  • Las publicaciones deben tener una correcta redacción y ortografía. Para esto es necesario verificar el mensaje antes de enviarlo a los seguidores.

  • El cubrimiento de eventos se realizará en Twitter donde se publicará el paso a paso la actividad, mientras que en Facebook e Instagram se mostrarán fotografías y videos para reseñar lo que sucedió. En caso de publicar información de terceros, se debe citar la fuente utilizada y dar crédito al material que utilice para no cometer violaciones a los derechos de autor.

  1. Interacción con la Comunidad:

  • Los seguidores pueden expresarse libremente por lo tanto las respuestas que se le dan a los seguidores deben ser oportunas y claras.
  • En caso que algún seguidor escriba comentarios negativos no se debe responder con comentarios ofensivos, que promuevan la violencia o que pongan en riesgo la imagen de la Institución. Ante esta situación, es necesario usar un lenguaje respetuoso y respuestas con fundamentos.
  • En caso que la comunidad escriba comentarios que contengan palabras soeces y que afecten la imagen de la Asociación, no se debe bloquear su cuenta ni borrar mensajes. Ante esta situación, se recomienda sacarla de la web y establecer la comunicación directa con el seguidor.
  • Es importante atender rápidamente las inquietudes de los usuarios formuladas a través de las redes sociales. Se le debe dar un trámite interno a estas solicitudes para respetar la privacidad del seguidor.

  1. Lineamientos:

  • El Administrador no debe mezclar las cuentas personales con las institucionales en una misma herramienta, para evitar publicaciones en las redes sociales equivocadas.
  • No está permitido conectar Facebook con Twitter y viceversa, puesto que cada red tiene grupos focales diferentes y la estrategia de publicación no es la misma.
  • Es importante el continuo cambio de claves para lograr un alto grado de seguridad. Es necesario que la contraseña tenga letras, números y símbolos. Estos datos son de total discreción y no podrán ser publicados, ni guardados en ningún dispositivo que no pertenezca a la institución.
  • El Community Manager debe revisar regularmente los medios locales, nacionales e internacionales para conocer la información publicada de la AIRD, específicamente con temas relacionados a la industria. Estas publicaciones las revisará con la Gerente de Comunicaciones para determinar si contiene datos verídicos, si es de interés y si aún tiene vigencia. En caso que se apruebe, se compartirá el artículo en la red social más apropiada para el tema.
  • Es necesario seguir entidades, empresas, gremios, medios de comunicación y líderes de opinión para consolidar círculos de apoyo y poderles compartir la gestión de la AIRD.
  • Si el Administrador publica un mensaje con errores y recibe críticas por esto, se debe responder rápidamente con un agradeciendo por la observación y luego se realizará la corrección.

  1. Publicaciones:
  • De lunes a viernes debe publicarse información con un mínimo de tres veces al día. Se recomienda hacerlo en la mañana, tarde y noche. Los fines de semana no se harán publicaciones, salvo que se trate de comunicados que surjan de emergencia o conmemoraciones que coincidan con estos días.
  • Durante el día en que se envía una nota de prensa y al día siguiente se manejará el contenido de la siguiente forma:
    1. Deben ser colocados entre 5 y 7 mensajes Estos mensajes serán sacados o elaborados a partir de la NP y no necesitarán aprobación de la Vicepresidencia Ejecutiva.
    2. Los mensajes deben guardar el mismo sentido que la nota de prensa.
    3. Los mensajes NO deben ser publicados uno detrás de otro, deben ser distribuidos durante el día de publicada la NP y el día siguiente como máximo.
    4. Los mensajes deben, preferiblemente, contener el link a la nota de prensa en el website de la Asociación
  • Las fotos de baja calidad se publicarán en estados. Las imágenes de alta calidad se recopilarán en álbumes con un título y una información que los describa. El origen del material fotográfico debe ser propio y no extraído de internet o similares.
  • Los videos publicados deben estar acompañados de una descripción corta y clara. Deben ser cortos y de buena calidad de imagen
  • En los casos de invitaciones a eventos con costo, se debe usar la opción de publicidad que ofrecen las redes y así divulgar la actividad. Esto con previa aprobación.
  • Las publicaciones deben contener las ideas sintetizadas.
  • No se debe usar abreviaturas como “+”, “x”, “q”, “xq” o similares.
  • Utilizar los hashtags aprobados por la institución: #aird #somosindustriasomosdesarrollo #industriasostenible. En caso de crear otros (#) deben ser cortos y precisos.
  • No se debe escribir en mayúscula para una lectura menos agresiva.

  1. Responsabilidades del Community Manager:

  • Revisar cada viernes el calendario de actividades de la institución para definir conjuntamente con la Gerente de Comunicaciones las actividades y contenidos a ser publicados la siguiente semana.
  • Sostener una reunión cada lunes de la semana anterior de los cursos, talleres y demás actividades formativas con la Gerente de Mercadeo para conocer la programación y desarrollar los mensajes
  • Participar en todos los eventos y reuniones para generar contenido en el momento en que se desarrolla la actividad y subir fotos. Las reuniones con carácter confidencial serán indicadas por la VPE.
  • Preparar un reporte diario sobre los temas que están más activos en las redes sociales; y qué está pasando en las redes sociales que pueda ser de interés del sector. Debe ser informado al Equipo de Comunicaciones por correo o WhatsApp.
  • Hacer mentions en las publicaciones a la Presidencia y Vicepresidencia Ejecutiva, dependiendo de las noticias. También hará menciones a las entidades y/o persona relacionada de que se trate el mensaje.
  • Colocar las participaciones de la Presidencia y Vicepresidencia Ejecutiva en programas de televisión


PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL RESUMEN DE PRENSA


  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el uso y manejo del resumen de Prensa externo, elaborado por el Asesor de Comunicaciones y el interno, elaborado por el Community Manager de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD), a fines de garantizar su adecuado uso.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Elaboración del resumen diario de noticias del sector
  • Responsable:Asesor de Comunicaciones

  1. Revisión del resumen diario de noticias del sector
  • Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Envío Resumen de Noticias al staff y membresía
    • Responsable: Analista de Sistemas

  1. Elaboración y envío del monitoreo interno de noticias
    • Responsable: Community Manager

  1. Funcionamiento:

Resumen de Noticias del Sector

  • El resumen de noticias se enviará diariamente a los miembros del staff y asociados, a más tardar las 10:00 a.m.
  • Su contenido será revisado diariamente por la Gerente de Comunicaciones
  • En caso de que en el monitoreo aparezcan noticias o declaraciones que no hayan salido directamente de la Asociación, ésta procederá a consultar con la VPE su difusión.

Monitoreo interno de noticias digitales

  • El Community Manager realizará diariamente un monitoreo de las noticias en que se mencione la institución o de interés para el sector, en base a los temas del quehacer industrial y que no estén contenidas en el resumen de noticias que prepara el Asesor de Comunicaciones.
  • Su contenido será enviado a más tardar las 9:30 a.m. al Presidente, VPE, Director y Equipo de Comunicaciones.
  • El formato para su presentación es un documento de Word que contenga la noticia desplegada y en el que se indique claramente la fuente y enlace de la noticia.

PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y MANEJO DE LAS FOTOGRAFÍAS

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el uso y manejo de los archivos fotográficos de la institución para su correcto uso.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Toma de fotos
  • Responsables:Fotógrafo Oficial y Analista de Sistemas

  1. Contratación, contacto y control fotógrafo oficial
  • Responsable:Gerente de Mercadeo

  1. Depuración y uso de las fotos
  • Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Administración de las fotos (Archivo disco G y Flickr)
  • Responsable:Analista de Sistemas

  1. Administración Banco de Imágenes
  • Responsable:Analista de Sistemas

  1. Funcionamiento:

Fotografías externas

  • Para la toma de todas las fotografías de eventos externos y actividades internas con invitados, se requerirán los servicios del fotógrafo oficial de la institución.
  • Para su contratación, deberá enviársele los viernes de cada semana la programación de actividades correspondiente a la siguiente semana.
  • El fotógrafo oficial deberá permanecer durante toda la actividad y deberá suministrar las fotos con inmediatez al departamento de comunicaciones para su procesamiento, de ser necesario durante y al finalizar el evento.
  • Al concluir la actividad, el fotógrafo deberá entregar el CD o USB al departamento de Comunicaciones
  • La Gerente de Comunicaciones procederá a seleccionar las fotos para enviar a los Medios y las que se colocarán en Flickr
  • Todas las fotos deberán archivarse en la carpeta de fotos ubicada en el disco G, bajo la responsabilidad del Analista de Sistemas.

Fotografías internas

  • La toma de todas las fotografías de eventos, reuniones, actividades formativas y actividades sociales del staff y directiva AIRD estarán a cargo del Analista de Sistemas.
  • Al concluir la actividad, el Analista de Sistemas deberá descargar las fotos de la cámara fotográfica y grabar en el disco G. El mismo procedimiento aplica para los videos de las actividades. En este caso, el Analista de Sistemas debe solicitar aprobación de la Gerente de Comunicaciones para la colocación de su contenido en el canal de YouTube.
  • La Gerente de Comunicaciones procederá a seleccionar las fotos para enviar a los Medios y las que se colocarán en Flickr
  • Todas las fotos deberán archivarse en la carpeta de fotos ubicada en el disco G, bajo la responsabilidad del Analista de Sistemas.

FLICKR

  • Todas las fotografías de las actividades, reuniones y eventos de la AIRD deberán ser colocadas en FLICKR, salvo aquellas que son confidenciales.
  • El Analista de Sistemas, como administrador de esta herramienta, deberá encargarse de subir un máximo de 20 fotos por actividad.
  • La portada de cada actividad deberá ser la foto más representativa de la misma, la cual será determinada por la gerente de Comunicaciones.

Banco de imágenes

  • El Banco de Imágenes de la institución es administrado por el Analista de Sistemas y tiene localización en la carpeta de fotos del disco G.
  • Debe alimentarse semestralmente, en el marco de las fotografías que son compradas para las distintas publicaciones de la AIRD.
  • El Analista deberá guardar las fotografías según la clasificación establecida para los archivos de las imágenes.
  1. Custodia:

  • La custodia de la cámara fotográfica estará a cargo del Analista de Sistemas, quien deberá llevar un control de las solicitudes a través de un formulario que indique el nombre de la persona que lo utiliza, fecha de entrega y devolución.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFOGRAFÍAS

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para la elaboración y difusión de las infografías en la Asociación de Industrias de la República Dominicana

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Aprobación del tema

Responsable:Vicepresidenta Ejecutiva

  1. Redacción del guión
  2. Responsable:Equipo Técnico y Departamento de Comunicaciones (2D); Asesor de Comunicaciones (3D)

  1. Presentación de boceto 2D
    • Responsable: Equipo de Comunicaciones

  1. Presentación de boceto 3D
    • Responsable: Director Institucional

  1. Diagramación 2D
    • Responsable: Asesor Gráfico

  1. Animación 3D
    • Responsable: Firma contratada

  1. Publicación
    • Responsable: Equipo de Comunicaciones

  1. Funcionamiento:

Infografías 2D

  • Consultar a la VPE sobre sugerencia de tema para Infografía antes de iniciar la redacción.

  • El equipo de comunicaciones/ técnico deberá preparar el boceto de la Infografía en Word con los gráficos (también Excel)primeramente, dependiendo del tema, y luego enviarlo al Asesor de Comunicaciones de la institución para aprobación preliminar.

  • Luego de ser revisado por el Asesor de Comunicaciones, enviarlo a la VPE para aprobación definitiva de boceto.

  • Aprobado el boceto y los gráficos, colocarlo en el formato de Infografía.

  • Enviar al Analista de Sistemas para fines de procedimiento de envío.

  • Envío Infografía a Directiva y demás socios.

  • Colgar Infografía en Portal Industrial.

  • Enviar la Infografía a través de las redes sociales

  • Todas las Infografías deben contener una dirección electrónica para enviar comentarios y sugerencias sobre la misma, que deberá ser la del departamento técnico.

  • Enviar a la VPE cualquier reacción sobre la misma.

Infografías 3D

  • Consultar a la VPE sobre sugerencia de tema para Infografía antes de iniciar la redacción.
  • El Asesor de Comunicaciones es la persona a cargo para preparar el primer borrador del guión
  • Aprobado el guión por parte de la VPE, el Director Institucional procede a coordinar las imágenes y animación con la firma a cargo de elaborar el video
  • Aprobado el video, el equipo de comunicaciones procederá a dar difusión a través de las diferentes redes de la institución (YouTube, Instagram, Facebook, Twitter, etc).
  • Enviar al Analista de Sistemas para fines de procedimiento de envío.

PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION Y APROBACION DE LAS

ALERTAS DE LA AIRD

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para la redacción y difusión de las alertas en la Asociación de Industrias de la República Dominicana

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo técnico y de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Aprobación del tema

Responsable:Vicepresidenta Ejecutiva

  1. Redacción

Responsable:Equipo Técnico y Departamento de Comunicaciones

  1. Aprobación

Responsable:Vicepresidenta Ejecutiva

  1. Diseño y colocación en el Portal Industrial

Responsable:Analista de Sistemas

  1. Difusión a través de las redes sociales

Responsable:Community Manager

  1. Funcionamiento:

  1. Consultar a la VPE sobre la sugerencia del tema para la elaboración de la Alerta, antes de iniciar la redacción. Las únicas alertas que se pueden redactar sin consulta previa del tema, son las que corresponden a notas e informaciones que salen directamente de la institución.

  1. El equipo técnico deberá redactar el texto de la Alerta en Word primeramente, dependiendo del tema, y luego enviarlo a la VPE para aprobación definitiva del texto.

  1. Aprobado el texto, el Analista de Sistemas deberá colocarlo en el formato de Alerta y enviar a la Gerente de Comunicaciones para revisión de formato.

  1. La Gerente de Comunicaciones enviará al Analista de Sistemas para fines de difusión y al Community Manager para su colocación en las redes sociales.

  1. Todas las Alertas deben contener la dirección de la página web, una dirección electrónica, que deberá ser la del departamento técnico, dependiendo de quién redactó la alerta y los accesos a las redes sociales para envío de comentarios y sugerencias sobre la misma

  1. Enviar a la VPE cualquier reacción sobre la misma.

PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA DE COYUNTURA INDUSTRIAL

  1. FICHA TECNICA

Nombre del indicador:Encuesta de Coyuntura Industrial

Periodicidad de la medida:Trimestral

Descripción: La encuesta de coyuntura industrial proporciona una perspectiva sobre el desempeño y expectativas de los empresarios, a través del cálculo del Índice de Confianza Industrial (ICI) y el Índice de Clima Empresarial (ICE).

El sondeo consiste en preguntas cualitativas y cuantitativas dirigidas a los ejecutivos del sector industrial local y tiene como propósito recoger información sobre la percepción y causas que explican la inversión y el nivel de confianza en la economí a.

La encuesta permite ampliar la cobertura y calidad de la información disponible sobre el sector industrial contribuyendo a una mejor evaluación de dicho sector.

II. RECOLECCION DE INFORMACION

  • Actualización del formulario:Tercera semana del tercer mes del trimestre.

Responsable: Community Manager

  • Lanzamiento y recolección:
  • Fecha de lanzamiento: El primer día laborable del primer mes de cada trimestre.
  • Fecha de término: Se recopilan los datos hasta la 3era semana del primer mes del trimestre encuestado.
  • Método de llenado: Telefónica y vía internet
  • Envío de correos:
  • 1er correo: 1er día a las 2:30 p.m.
  • 2do correo: 8 días después del primer correo.
  • 3er correo: 15 días después del primer correo.
  • Destinatarios: Empresas seleccionadas para la encuesta
  • Cantidad de respuestas mínimo: 100
  • Las llamadas telefónicas comenzaran 2 días después de enviado el correo inicial.
  • Envío de correo diario con los resultados mientras la encuesta esté activa a las 9:00 a.m.

Responsable: Community Manager/ Centro de llamadas

III. PROCESAMIENTO

  • Ajuste de datos; análisis de resultados
  • Preparar presentación
  • Preparar informe técnico para su divulgación.

Responsable: DASA / Fecha:última semana del primer mes del trimestre.

IV. DIVULGACION

  • Presentación al Comité Ejecutivo
  • Presentación a la prensa

Responsable: Gerente de Comunicación e Imagen Institucional / Fecha: 1ra semana del segundo mes del trimestre.

PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA DE RANKING DE FACTORES

QUE AFECTAN LA COMPETITIVIDAD

  1. FICHA TECNICA

Nombre del indicador:Ranking de Factores que afectan la competitividad.

Periodicidad de la medida:Trimestral

Descripción: La encuesta de coyuntura industrial proporciona una perspectiva sobre el desempeño y expectativas de los empresarios, a través del cálculo del Índice de Confianza Industrial (ICI) y el Índice de Clima Empresarial (ICE).

El sondeo consiste en preguntas cualitativas y cuantitativas dirigidas a los ejecutivos del sector industrial local y tiene como propósito recoger información sobre la percepción y causas que explican la inversión y el nivel de confianza en la economí a.

La encuesta permite ampliar la cobertura y calidad de la información disponible sobre el sector industrial contribuyendo a una mejor evaluación de dicho sector.

NOTA:se enmarca dentro de la encuesta de Coyuntura Industrial, por ende, tiene el mismo procedimiento.

II. RECOLECCION DE INFORMACION

  • Actualización del formulario:Tercera semana del tercer mes del trimestre.

Responsable: Community Manager

  • Lanzamiento y recolección:
  • Fecha de lanzamiento: El primer día laborable del primer mes de cada trimestre.
  • Fecha de término: Se recopilan los datos hasta la 3era semana del primer mes del trimestre encuestado.
  • Método de llenado: Telefónica y vía internet

  • Envío de correos:
  • 1er correo: 1er día a las 2:30 p.m.
  • 2do correo: 8 días después del primer correo.
  • 3er correo: 15 días después del primer correo.

  • Destinatarios: Empresas seleccionadas para la encuesta
  • Cantidad de respuestas mínimo: 100
  • Las llamadas telefónicas comenzaran 2 días después de enviado el correo inicial.
  • Envío de correo diario con los resultados mientras la encuesta esté activa a las 9:00 a.m.

Responsable: Community Manager/ Centro de llamadas

III. PROCESAMIENTO

  • Ajuste de datos; análisis de resultados
  • Preparar presentación
  • Preparar informe técnico para su divulgación.

Responsable: DASA / Fecha:última semana del primer mes del trimestre.

IV. DIVULGACION

  • Presentación a la prensa

Responsable: Gerente de Comunicación e Imagen Institucional / Fecha: 1ra semana del segundo mes del trimestre.

PROCEDIMIENTO INDICE MENSUAL DE ACTIVIDAD MANUFACTURERA (IMAM)

  1. FICHA TECNICA

Nombre del indicador:Índice Mensual de Actividad Manufacturera (IMAM)

Periodicidad de la medida:Mensual

Descripción

Adecuación delÍndice de los Gerentes de Compras, (PMI por sus siglas en inglés) a la realidad del sector manufacturero dominicano. Este indicador mide el nivel de actividad económica y lograr examinar las tendencias en una manera rápida y sencilla

II. RECOLECCION DE INFORMACION

  • Actualización del formulario:5 días antes de finalizar el mes a encuestar.

Responsable: Community Manager

  • Lanzamiento y recolección:
  • Fecha de lanzamiento: Se envía el primer día laborable de cada mes.
  • Fecha de término: Se recopilan los datos hasta el día 20 de cada mes.
  • Método de llenado: Telefónica y vía internet
  • Se enviarán: 3 Correos:
  • 1er correo: primer día del mes.
  • 2do correo: 7 días después del primer correo, (ni sábado ni domingo).
  • 3er correo: 14 días después del primer correo.

  • Se enviará un correo todos los días con los resultados de la encuesta mientras esta esté activa.
  • Las llamadas comenzarán el segundo día después de enviado el primer correo.

Responsable: Community Manager / Centro de llamadas

III. PROCESAMIENTO

  • Ajuste de datos; análisis de resultados
  • Preparar presentación
  • Preparar informe técnico para su divulgación.

Responsable: DASA / Fecha: entre los días 20 y 25 de cada mes.

IV. DIVULGACION

  • Presentación a la prensa

Responsable: Gerente de Comunicación e Imagen Institucional / Fecha: Última semana del mes.

PROCEDIMIENTO DEL BAROMETRO FINANCIERO INDUSTRIAL

  1. FICHA TECNICA

Nombre del indicador:Barómetro Financiero Industrial

Periodicidad de la medida:Anual

Descripción:Barómetro Financiero Industrial tiene como objetivo identificar las dificultades de financiamiento que enfrentan las empresas manufactureras del país, así como también determinar sus respectivas soluciones.

A través de esta encuesta que se realiza entre pequeñas, medianas y grandes industrias de las diferentes regiones del país, se logra identificar los problemas que están presentando estas empresas para acceder a créditos, determinar las fuentes de financiamiento alterno que están utilizando, detectar los tipos de préstamos y garantías a las que tiene acceso e identificar las necesidades futuras de financiamiento, entre otros aspectos.

La obtención y difusión de estos resultados permite a los agentes económicos y los hacedores de políticas públicas tener una idea clara del panorama que enfrenta el sector de forma que puedan avanzar hacia la formulación de propuestas y soluciones a los problemas de financiamiento del sector industrial dominicano.

II. RECOLECCION DE INFORMACION

  • Revisión del formulario:La encuesta y sus preguntas se revisan en el mes de abril de cada año.

Responsable: Director de Desarrollo Institucional

  • Preparación de encuesta:el formulario en la plataforma de encuesta se actualiza a comienzos de mayo de cada año.
  • Envío de correos:
  • 1er correo: el 15 de mayo a las 9:00 a.m.
  • 2do correo: el 22 de mayo a las 9:00 a.m.
  • 3er correo: 30 de mayo a las 9:00 a.m.
  • 4to correo: 16 de junio a las 9:00 a.m.
  • 5to correo: 22 de junio a las 9:00 a.m.
  • Otros correos: según se requiera después del 22 de junio.

Responsable: Community Manager

  • Lanzamiento y recolección:

  • Fecha de lanzamiento: Se envía el día 15 de mayo

  • Fecha de término: 2da semana de julio

  • Método de llenado: Telefónica y vía internet

  • Destinatarios: Empresas seleccionadas para las encuestas

  • Cantidad de respuestas mínimo: 75

  • Llamadas: 2 días después del envío.

Envío de correo diario con los resultados mientras la encuesta esté activa.

Responsable: Community Manager / Centro de llamadas

III. PROCESAMIENTO

  • Ajuste de datos; análisis de resultados
  • Preparar presentación
  • Preparar informe técnico para su divulgación.

Responsable: Gerente de Gestión Técnica / Fecha: 3ra semana de agosto a 1ra semana de septiembre.

IV. DIVULGACION

  • Presentación al Comité Ejecutivo
  • Presentación a la prensa

Responsable: Gerente de Comunicación e Imagen Institucional / Fecha: 2da de septiembre

POLÍTICA EDITORIAL DE LA REVISTA HECHOENRD

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer la política editorial para la redacción, diagramación, publicidad de la revista HechoenRD.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del equipo de Mercadeo y Ventas y de Comunicaciones de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Aprobación del tema y esquema de la edición

Responsable:Comité Editorial

  1. Redacción

Responsable:Equipo Técnico, Director Institucional, Departamento de Comunicaciones y colaboradores de acuerdo a la temática.

  1. Diseño y diagramación

Responsable: Asesor Gráfico

  1. Venta

Responsable: Gerente de Mercadeo y Ventas

  1. Comité Editorial

  • El Comité Editorial lo componen la Vicepresidencia Ejecutiva, Asesor de Comunicaciones, Asesor de Comercio Exterior y el Director Institucional.

  1. Lineamientos

  • La revista se publica dos veces al año, en los meses de junio y diciembre.
  • Los puntos de vista en ella expresados son de exclusiva responsabilidad de sus autores y no comprometen a la AIRD.
  • La revista se reserva el derecho a editar el material que publica.

  1. Estructura de las secciones fijas:

HechoenRD se estructura en doce secciones fijas, en adición al dossier:

  1. Méritos:Dedicada a un industrial destacado. Una de las secciones del año será dedicada al Galardonado (a) al Mérito Industrial
  2. Nuestros productos:Dedicada a un producto industrial. El artículo debe contener estadísticas sobre producción, comercio, exportaciones, entre otros.
  3. Una Industria Sostenible:Se refiere a una industria destacada en prácticas de sostenibilidad
  4. Capacitando para la Excelencia:Describe iniciativas de entidades en materia de capacitación e innovación.
  5. Hablan las encuestas:Describe informes de índices e indicadores de interés para el sector
  6. Expandiendo Fronteras Productivas:Se refiere a productos exportables
  7. Conozca un Gremio:Se refiere a informaciones institucionales de gremios industriales o empresariales (Planes institucionales, objetivos, etc)
  8. En otros lares:Artículos económicos de alcance internacional, así como otros contenidos indicados por la Editora.
  9. Programas de RSE de nuestras empresas:Iniciativas y programas de RSE de industrias afiliadas
  10. Opinan los industriales:Recoge frases destacadas de industriales. Debe mencionarse la fuente de la frase.
  11. Noticias de la Industria:Selección de las principales noticias de la institución de los meses previos a la edición de la revista
  12. Cifras de la Industria:Resumen de las principales cifras de interés para el sector industrial, elaborada por una firma económica nacional

  1. Pautas para la presentación de los artículos:

Los artículos deberán tener una extensión como se detalla a continuación:

Sección

Cantidad de palabras

Palabras de la presidente

400-500

Mensaje de la Editora

300

Méritos

500-600

Nuestros productos

400-500

Una Industria Sostenible

400-500

Capacitando para la Excelencia

400-500

Hablan las encuestas

400 palabras y cinco gráficos aprox

Expandiendo Fronteras Productivas

400-500

Conozca un Gremio

400-500

Opinan los industriales

7 frases, minimo


En otros lares

400-500

Noticias de la industria

20 noticias, máximo

Conozca los programas de responsabilidad social de nuestras industrias

400-500

Entrevistas

1500-2000. Destacar otros elementos visuales (Citas, gráficos, fotos, etc)

Colaboradores

1000-1500

  1. Reuniones del Equipo de Trabajo

  1. La Gerente de Comunicaciones es la persona a cargo de convocar y llevar la minuta de las reuniones del equipo técnico de la revista, el cual está compuesto por la Vicepresidenta Ejecutiva, el Asesor de Comunicaciones, el Asesor de Comercio Exterior (en los casos en que sea requerido), el Director Institucional, el equipo técnico (cuando se requiera), el Community Manager, el Diseñador Gráfico (cuando se requiera) y la Gerente de Comunicaciones.
  2. Una vez sostenida la reunión de coordinación para la elaboración del esquema y contenido general de la revista, la Gerente de Comunicaciones procederá a comunicar los resultados a todo el equipo editorial y Técnico, procediendo posteriormente a coordinar todas las entrevistas y artículos de los colaboradores, garantizando su entrega y coordinación general en los tiempos establecidos en las reuniones.
  3. Una vez obtenido todo el contenido de la revista, la Gerente de Comunicaciones preparará un documento consolidado para la revisión de la vicepresidenta ejecutiva con todos los artículos y reportajes de la revista, el cual posteriormente es remitido al Diseñador Gráfico para su diagramación
  4. La Gerente de Comunicaciones coordinará con el Asesor Gráfico las propuestas de portadas y línea gráfica general de la revista, y enviará a la Vicepresidencia Ejecutiva para su aprobación
  5. La Gerente de Comunicaciones desarrollará las secciones fijas de la revista, opinan los industriales y noticias de la industria
  6. La Gerente de Comunicaciones coordinará con el Asesor Gráfico un arte-anuncio con el contenido que traerá la edición de la revista para ser colocado en las redes sociales
  7. Durante los días en que se imprime la revista, el Asesor de Comunicaciones elaborará una nota general anunciando el contenido de la revista, así como otras notas de prensa dirigidas de manera particular a los medios sobre los artículos y reportajes del contenido. Adicionalmente, el Community Manager deberá preparar una campaña de difusión para las redes sociales, la cual deberá revisar la Gerente de Comunicaciones.
  8. Una vez aprobado el contenido de la revista, deberá además subirse el contenido final al website de la revistawww.hechoenrd.do
  9. La Gerente de Comunicaciones supervisará el mantenimiento y pagos por el vencimiento de esta página

  1. Calendario de trabajo

Primera edición

  1. Enero: 1era Reunión de definición del esquema y contenido
  2. Febrero-marzo: Coordinación y redacción del contenido
  3. Del 1-15 de abril: Remisión y aprobación del consolidado por la Editora
  4. Del 15-30 de abril: Diagramación y reuniones del equipo para revisión de los avances (Director Institucional, Asesor de Comunicaciones, Asesor Gráfico y Gerente de Comunicaciones)
  5. Del 01-10 de mayo: 2da Reunión del equipo, con la participación de la Editora, para revisión y aprobación final de la diagramación y diseño
  6. Del 10-20 de mayo: Envío a imprenta
  7. 01 de junio: Puesta en circulación

Segunda edición

  1. Julio: 1era Reunión de definición del esquema y contenido
  2. Agosto-Septiembre: Coordinación y redacción del contenido
  3. Del 1-15 de octubre: Remisión y aprobación del consolidado por la Editora
  4. Del 15-30 de octubre: Diagramación y reuniones del equipo para revisión de los avances (Director Institucional, Asesor de Comunicaciones, Asesor Gráfico y Gerente de Comunicaciones)
  5. Del 01-10 de noviembre: 2da Reunión del equipo, con la participación de la Editora, para revisión y aprobación final de la diagramación y diseño
  6. Del 10-20 de noviembre: Envío a imprenta
  7. 01 de diciembre: Puesta en circulación

  1. Diagramación

  • La portada deberá contener los principales reportajes y entrevistas que trae cada edición de la revista. La selección de los mismos estará a cargo de la Editora.
  • En cuanto al índice, la diagramación de las secciones fijas se realizará de la siguiente manera:
    1. Nombre sección fija (negrita)
    2. Título artículo (sin negrita)
    3. Nombre autor (sin negrita)
  • Para las demás secciones, se colocará el nombre de las secciones en negrita y el título sin negrita
  • Para la sección Méritos, el título de esta sección debe ser personalizado o como título se puede usar una frase de la persona
  • La contraportada del dossier deberá incluir una introducción al contenido del dossier

  1. Venta y colocación de anuncios

  1. La contraportada interior de la revista se ofrecerá a las empresas como contraportada interior doble.
  2. La contraportada interior doble, será reservada solamente para la colocación de anuncios de empresas industriales.
  3. Si varias empresas manufactureras manifiestan su interés en publicar su anuncio en una misma edición en la contraportada interior doble, la selección del anunciante quedará bajo criterio de la AIRD.
  4. La AIRD se reserva el derecho de publicar anuncios cuyo arte sea considerado no adecuado.
  5. La ubicación y distribución de los anuncios en el interior de la revista, quedará bajo criterio de la AIRD.
  6. La contraportada exterior no será ofrecida para la colocación de anuncios, la misma será destinada para formar parte del diseño considerado en la portada.
  7. Luego de aprobada la publicación del anuncio las empresas e instituciones deberán enviar sus respectivos artes a la AIRD en el tamaño y resolución indicado.
  8. Las solicitudes de descuento, serán sometidas a la consideración de la Vicepresidencia Ejecutiva.
  9. Las empresas que manejen sus anuncios a través de agencias publicitarias, deberán asumir cualquier comisión que ésta pudiese cobrar.
  10. Las tarifas establecidas no son comisionables para las agencias publicitarias. Si éstas desean a la vez ofrecer a sus clientes espacios para colocar anuncios, deberán cargarle a éstos el monto correspondiente a su comisión.

PROCEDIMIENTO PARA LAS SOLICITUDES AL ASESOR GRÁFICO

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para la canalización de las solicitudes que realizan los miembros del staff al Asesor Gráfico de la AIRD.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros del staff de la AIRD.

  1. Responsabilidades:

  1. Formulación de solicitudes

Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Responsabilidades del Asesor Gráfico:

  • Diseño y diagramación completa de la revista Institucional “HECHO EN RD”
  • Conceptualización y diseño de invitaciones y artículos promocionales de las actividades y eventos de la institución, tales como: Banners, afiches, artes de prensa, banners para páginas web, documentos, papelería, etc.
  • Conceptualización y diseño de los logos institucionales
  • Conceptualización y diseño de cualquier arte para el website institucional
  • Conceptualización y diseño de todos los instrumentos de comunicación institucionales, como: informes técnicos, notas técnicas, alertas, entre otros.
  • Diseños de anuncios en general
  • Diseño y mejora del Boletín Institucional
  • Diseño de todos los artes gráficos y promocionales del IDECEM
  • Diseño y diagramación de presentaciones institucionales
  • Diseño de artes gráficas para contenido de las redes sociales (Logos, imágenes para campañas, etc.)
  • Diseños y artes gráficos de las asociaciones y clústeres industriales que pertenecen a la AIRD
  • Todos los diseños y artes gráficos que le sean requeridos por la institución.

  1. Funcionamiento:

  • En todas las solicitudes que realiza el Staff dirigidas al Asesor Gráfico, deberá estar copiada la Gerente de Comunicaciones
  • Las solicitudes que realiza el departamento de comunicaciones, le dará la Community Manager y en el caso del departamento de mercadeo, la ejecutiva de eventos.
  • Formular las solicitudes de manera organizada, preferiblemente semanalmente y con debida anticipación

PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y OPERATIVIDAD DEL MAILCHIMP

  1. Objetivo:

El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el uso y operatividad de la plataforma de envíos masivos MailChimp.

  1. Alcance:

Esta norma es de aplicación para todos los miembros de la AIRD

  1. Responsabilidades:

  1. Formulación de solicitudes de envíos

Responsable:Todo el staff de la AIRD

  1. Revisión de contenido

Responsable:Gerente de Comunicaciones

  1. Aprobación de los envíos

Responsable:Vicepresidenta Ejecutiva

  1. Envíos a través de la plataforma

Responsable:Analista de Sistemas

  1. Funcionamiento:

  • Cada envío solicitado por el Staff debe ser aprobado por la Vicepresidenta Ejecutiva en cuanto a contenido y público a recibir
  • Una vez aprobado el envío por la VPE, el Analista de Sistemas preparará un test que será revisado por la Gerente de Comunicaciones, para fines de formato y ajustes
  • Solo deben hacerse dos envíos por día, salvo casos que surjan por alguna urgencia. Esto será determinado por la Gerente de Comunicaciones.
  • El ingreso de información al MailChimp será realizado únicamente a través de los formularios aprobados por la VPE.
  • La actualización de datos de usuarios ya existentes se puede realizar con la aprobación de la Gerente de comunicaciones
  • Ningún envío podrá hacerse con data que no esté contenida en la plataforma.

Manual de Uso y Procedimientos del Sistema

Customer Relationship Management (CRM)

CONTENIDO

  1. Objetivo
  2. Alcance
  3. Propósito
  4. Reglamento de uso del CRM-AIRD
    1. Responsables
    2. Principios generales
    3. Inclusión y mantenimiento de la data
      1. Inclusión de la data
      2. Novedades
      3. Mantenimiento de la data
      4. Uso
        1. Niveles de seguridad / confidencialidad
        2. Acceso
        3. Operatividad del CRM.
          1. Reportes
          2. Manejo de campañas
          3. Inclusión de nuevos campos
          4. Creación de nuevas opciones a campos preestablecidos
        4. Protocolo asignació n de perfiles
          1. Acceso a información
          2. Actividades
          3. Categoría AIRD
          4. Inversión

      MANUAL DE USO Y PROCEDIMIENTOS DEL CRM

      1. Objetivo:

      El presente documento tiene como objetivo regular los procedimientos de protecció n, recolección, almacenamiento, uso, circulaci ón y supresión, así como detallar la finalidad de recopilar la informació n de los datos.

      1. Alcance:

      Las siguientes políticas ser án de aplicació n a todo el personal de la AIRD que tenga acceso al sistema.

      Todos los datos, movimientos y actividades deben quedar registrados en el CRM, de forma tal que toda la informació n estéintegrada y organizada. Se debe mantener una actualizaci ón permanente de la informació n de cada empresa o cliente registrado.

      1. Propósito:

      VeoCRM.AIRD es una plataforma de soluciones empresariales orientada a la gestió n eficiente de las relaciones con nuestros clientes, los cuales constituyen el activo má s importante de la Asociaci ón. Esta herramienta facilita el seguimiento a clientes utilizando diversos m ó dulos: Consultas, Reportes y Campañas.

      Este sistema permitirámaximizar el tiempo de sus usuarios, logrando una mayor productividad en el mismo tiempo que es invertido actualmente en cada gesti ón, disminuyendo costos operativos y aumentando los ingresos.

      VeoCRM.AIRD permite manejar grandes volúmenes de casos bajo un estricto control de seguimiento, auxiliados de procesos autom áticos que simplificará las operaciones diarias.

      Es un sistema integrado, desarrollado en un ambiente de Windows para mú ltiples usuarios concurrentes, requiriendo solamente para cada usuario una computadora con el explorador de Internet y un computador principal o servidor.

      1. Reglamento de uso del CRM-AIRD:

      A continuación, se establece el reglamento de acceso, registro y uso de las informaciones que conforman el CRM, el cual va dirigido a todo el Staff de la AIRD, que cuente con la debida autorizaci ón para hacer uso de los servicios que ofrece el sistema.

      • Responsables
      • Gerencia de Comunicaciones.Es la persona a cargo de garantizar la operatividad del sistema en términos tecnológicos, de garantizar su uso y supervisar la gestión del personal a cargo, y a su vez lograr que la herramienta sea utilizada por parte de todas las áreas de la institución.
      • Encargada de Servicios.Es la persona autorizada a realizar los ingresos y novedades al sistema, así como la actualización de los datos. También tiene a su cargo la gestión de los reportes de productividad.
      • Analista de Sistemas.Es la persona a cargo de operar el funcionamiento y dar mantenimiento a la plataforma tecnológica, así como de la creación y administración de campañas y reportes. Se encargará de ofrecer soporte técnico y entrenar al staff de la AIRD en los casos que le sean requeridos.
      • Usuariosson las personas a cargo de utilizar la herramienta en la gestión diaria de sus funciones..

      • Principios generales

      • Todo el personal de la AIRD está obligado a utilizar el CRM para el mejor desempeño de sus funciones diarias
      • Es obligación de las Gerencias utilizar el CRM para cualquier tipo de interacción con clientes o empresas
      • Será utilizado para dos objetivos: 1. Manejo y actualización de base de datos de todos los relacionados, 2. Sistema de gestión de servicio a los socios 3. Realización de campañas fijas para actividades específicas, entre ellas: Desayunos temáticos, 4. Realización de campañas temporales para actividades con características especificas
      • Manejo y actualización de la base de datos
      • Cobros (trimestral por facturación), actualización segmentada y mensajería
      • Las campañas temporales serán aprobadas por la Gerencia de Comunicaciones, de acuerdo al calendario de actividades y eventos de la institución.
      • Inclusión, novedades y mantenimiento de la base de datos
        1. Inclusión a la base de datos
          1. Empresa
          2. Persona Física

      1. Funcionamiento
      • Se incluirá a todas las personas que participen en reuniones y actividades de la AIRD.
      • Todo el personal a cargo tiene la obligación de incluir cualquier novedad de asistencia a actividades y reuniones en la AIRD de todas las personas. En caso de que alguna de las personas no se encuentren registradas en el CRM, deberá suministrar a la Encargada de Servicios Tecnológicos las informaciones de contacto de los clientes y relacionados a los fines de que dicho departamento complete la información de lugar y lo incluya en el CRM.
      • El ingreso de personas o empresas al CRM deberá hacerse únicamente mediante dos formularios creados para estos fines: ¨Inclusión a base de datos persona¨ e ¨Inclusión a base de datos empresa¨.
      • Ambos formularios deberán ser llenados en primera instancia, con información básica de la persona o empresa (Nombre, teléfono, empresa, cargo, e-mail), por la Encargada de Servicios Tecnológicos, quien luego entregará dicho formulario a la Gerencia de Comunicaciones quien completará los perfiles internos y posteriormente entregará a la VPE cada viernes para fines de aprobación y asignación de campos que no estén debidamente completados .
      • Por último, la Encargada de Servicios procederá a completar los datos de la persona o empresa en el CRM conforme las informaciones del formulario.
      • La única persona autorizada para incluir, inactivar o cambiar el perfil de las fichas es la Encargada de Servicios, previa autorización de la Gerente de Comunicaciones.
      • Los formularios físicos deberán archivarse bajo la custodia de la Encargada de Servicios. En el caso de que pertenezcan a empresas socias, deberán anexarse a su archivo.

      • Novedades base de datos
        1. Novedades base de datos
          1. Empresa
          2. Persona Física

      • Los cambios de información de contacto de cualquier persona o empresa en el CRM no requieren autorización de la Vicepresidencia Ejecutiva. Pueden realizarse siempre y cuando se traten de datos generales y sin necesidad de completar un formulario. Cualquier persona de staff podrá realizar esos cambios.
      • Si se trata de cambios de información sustanciales (Perfiles, cambios de categoría de socio a no socio o viceversa, etc.),

      . dichas novedades deberán realizarse mediante el llenado de dos formularios creados para estos fines: ¨Novedades base de datos persona¨ y ¨Novedades base de datos empresa¨ y requerirá aprobación de la VPE.

      • Ambos formularios contienen una portada en la que se solicitan las razones y campos a modificar, lo cual deberá ser completado por la Gerencia de Comunicaciones, quien posteriormente facilitará a la Encargada de Servicios para que aplique los cambios en el sistema.
      • La única persona autorizada para modificar información de personas o empresas es la Encargada de Servicios. En caso de cambio de datos generales (Teléfonos, dirección, etc.), puede ser aplicada por el staff de la AIRD.
      • Cuando ocurran cambios de puesto, empresas que pasan de socios a no socios o viceversa, debe ser aprobado por la VPE la asignaci ón del nuevo perfil.
      • Si una empresa o institució n cambia de categorí a de socia a no socios, o viceversa, el cambio debe reflejarse en los miembros ingresados en el CRM. En ese caso, hay que completar el formulario de novedades nuevamente, tanto para la empresa como para sus miembros de acuerdo a los criterios establecidos.
      • Solo se podrán inactivar las personas fallecidas, empresas que cierran o se fusionan, instituciones u organizaciones que desaparecen, u otros casos a solicitud de la VPE.
      • En los casos de cambios de razón social, se procederá a inactivar la actual y crear un caso nuevo.

      1. Mantenimiento de la data
        • Los casos no se eliminan del CRM. Solo se reajusta la informació n y los perfiles de acuerdo a los criterios antes mencionados.
        • La informació n introducida debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh í be el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
        • La informació n contenida en el CRM debe manejarse con las medidas té cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci ón, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
        • En caso de que los nombres sean iguales, pero la empresa a que pertenece diferente, se deber államar para confirmar si esa persona trabaja en ese lugar, si es as í , buscar la forma de diferenciar los nombres; como segundo nombre y/o apellido.
        • El orden de mayor importancia de las instituciones a que pertenece una persona es la instituci ón primaria. En este caso debe marcase la de mayor inter é s para la AIRD. SI está marcado en varias, en los reportes aparecer áen orden alfab é tico.
        • Se requiere verificació n y precisió n en la digitació n de la información.
        • Cuando una persona no pueda asistir a una actividad y manda a un suplente, este debe registrarse inmediatamente y luego se lleva control y se prepara formulario para completar su informaci ón. Este proceso debe realizarse como má ximo una semana después de finalizado el evento.

      • Uso

      La AIRD recolecta, almacena, usa, administra, transfiere y transmite los datos personales de terceros en su calidad de afiliados, relacionados, proveedores, y empleados.

      1. Niveles de seguridad / confidencialidad
      2. Acceso

      1. Niveles de seguridad/ confidencialidad
      • Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal que releve el consentimiento.
      • No será necesaria autorización de aquellos datos que se encuentren en fuentes de acceso público, como internet, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, entre otras fuentes de esa misma índole.
      • No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa o persona.
      • Los datos personales, salvo la información doméstica, no serán publicados en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. Sólo tendrán acceso a estos datos el personal de las áreas autorizadas a través de CRM.
      • El consolidado de la base de datos se encuentra en un servidor protegido con medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta externa, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
      • Todas las personas que intervengan en el manejo de datos personales, salvo aquellos que tengan la naturaleza de públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende con el CRM, pudiendo solo realizar suministro o utilización de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas (campañas, encuestas, entre otros).
      • Los datos que reposan en las bases de datos serán utilizados únicamente para los siguientes fines:
        1. Desarrollo de actividades gremiales: envío de información, invitación a eventos, elaboración de encuestas, entre otras.
        2. Vinculación comercial o publicitaria para eventos de la AIRD.
        3. Adquisición de bienes y servicios.

      1. Acceso

      Los niveles de acceso al CRM están segmentados de acuerdo a las actividades que realiza el Staff AIRD; existiendo dos perfiles:

      • Maintenance Support, es el perfil que tiene todos los privilegios en el sistema. Su finalidad es permitir a los administradores del sistema asignar niveles para que los gestores tengan acceso a los mismos. Actualmente, tienen ese acceso: Vicepresidencia Ejecutiva, Director de Desarrollo Institucional, Gerencia de Comunicaciones, Encargada de Servicios y Analista de Sistemas.
      • Usuarios, son los perfiles que tienen acceso limitado a consultas, modificación de datos y perfiles, gestión de actividades, llamadas, documentos y eventos. Actualmente, todo el staff tiene acceso de usuario.

      Para el acceso y uso de los recursos del CRM, la persona deberá ingresar con su ID y clave, las cuales son personales e intransferibles.

      1. Operatividad del CRM.
      1. Manejo de campañas
        1. El sistema permite tener 4 campañas fijas. Las autorizadas son cobros, actualización segmentada, fidelización y mensajería.
        2. El sistema permite tener 4 campañas selectivas. Estas podrán ser: Reuniones de comisiones de trabajo, eventos, captación, asistencia técnica a socios, patrocinios, entre otras, las cuales se crearán de acuerdo al calendario de actividades de la institución y con la aprobación de la Gerencia de Comunicaciones.
        3. La inactivación de eventos y campañas debe hacerse preferiblemente luego de una semana de pasado el evento. No se deben borrar.
        4. El personal autorizado para la creación y administración de campañas es el Analista de Sistemas.
      2. Generación de reportes
        1. La extracción de reportes será realizado por el Analista de Sistemas a solicitud de las diferentes Gerencias.
        2. Los reportes no deberán limitarse a eventos o actividades. Deberán comprender informes post eventos de acuerdo a solicitud.
      3. Inclusión de nuevos campos
        1. El sistema permite la inclusión o modificación de nuevos campos. Esta solicitud podrá realizarla únicamente el Analista de Sistemas, previa solicitud a la Gerencia de Comunicaciones, quien a su vez se encarga de canalizar la aprobación con la VPE en los casos en que sea necesario.

      1. Creación de nuevas opciones a campos preestablecidos
        1. Para la ampliación y/o actualizaciones de los campos prestablecidos en el CRM deberá solicitarse la aprobación a la Gerencia de Comunicaciones. Esto podrá ser realizado únicamente por el Analista de Sistemas.

      Nota: Cualquier situación que no se encuentre contemplada en el presente reglamento, deber áser consultada y resuelta, atendiendo el siguiente orden: a) En primera instancia, ser á el (la) Encargado (a) de Servicios; b) En caso el (la) Encargada de Servicios no pueda resolver la situación, será el (la) Gerente de Comunicaciones, quien conozca del caso. c) Enú ltima instancia, si no se ha podido resolver la situaci ón, conocerá y resolverá la Vicepresidencia Ejecutiva.

      PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y PÚBLICO A CONVOCAR

      1. Objetivo:

      El presente documento tiene como objetivo regular la clasificación de las actividades que lleva a cabo la institución y los diferentes públicos a ser convocados.

      1. Alcance:

      El siguiente procedimiento tiene aplicación a todo el equipo técnico y de comunicaciones de la institución.

      1. Tipos de actividades y asignación de perfiles

      Actividades

      ACTIVIDADES

      Actividad con costo grande
      • Física
      • Electrónica

      Actividad sin costo grande
      • Física
      • Electrónica

      Actividad con costo pequeña
      • Física
      • Electrónica

      Actividad sin costo pequeña
      • Física
      • Electrónica

      • Las actividades con costo grande físicas se asignarán a:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Comité Consultivo
        5. Socios
        6. Patrocinadores
        7. Stake holders
          • Presidente y vicepresidente de la República
          • Miembros altas cortes
          • Gobierno
            • Ministros
            • Viceministros (Más relacionados a la AIRD)
            • Directores Generales (Más relacionados a la AIRD)
          • Iglesia
          • Centrales Sindicales (1er representante)
          • Representantes de Organismos Multilaterales
          • Embajadores
          • Presidentes y VP de las principales Asociaciones Empresariales e Industriales
          • Legisladores
          • Medios de Comunicación (Directores de Medios/ Editores de Economía/ Líderes de Opinión/ Editores Sociales)
          • Academia
          • Organismos internacionales
          • Partidos Políticos
          • Instituciones destacadas de la sociedad civil
          • Empresarios VIP

      • Las actividades sin costo grande físicas se asignarán a:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Comité Consultivo
        5. Socios
        6. Patrocinadores

      1. Stake holders + reducido
        • Presidente y vicepresidente de la República
        • Miembros altas cortes
        • Gobierno
          • Ministros
          • Viceministros (Más relacionados a la AIRD)
          • Directores Generales (Más relacionados a la AIRD)
        • Iglesia
        • Centrales Sindicales (1er representante)
        • Representantes de Organismos Multilaterales
        • Embajadores
        • Presidentes y VP de las principales Asociaciones Empresariales e Industriales
        • Legisladores
        • Medios de Comunicación (Directores de Medios/ Editores de Economía/ Líderes de Opinión/ Editores Sociales)
        • Academia
        • Organismos internacionales
        • Partidos Políticos
        • Empresarios VIP

      • Las actividades con costo pequeñas físicas se asignarán a:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Socios
        5. Stake holders + reducido

      • Las actividades sin costo pequeñas físicas se asignarán a:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Socios
        5. Stake holders + reducido

      • Las invitaciones al Premio George Arzeno Brugal se asignarán a:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Socios/ Presidentes
        5. Prensa
        6. Periodistas
        7. Familia don George
        8. Patrocinadores

      • Las acciones formativas IDECEM se asignarán a:
      • Programación mensual:
        1. Comité Ejecutivo
        2. Directiva Nacional
        3. Pasados Presidentes
        4. Socios/ Presidentes
        5. Stake holders
        6. Prensa

      • Acciones individuales:
        1. Gerentes y Encargados de RRHH de las industrias miembros de la AIRD
        2. Base de datos IDECEM

      • Conversatorios para socios
        1. Presidentes de las empresas asociadas
        2. Comisiones de trabajo de la AIRD relacionadas con el tema

      • Talleres para socios
        1. Asociados de todos los niveles
        2. Comisiones de trabajo de la AIRD relacionadas con el tema

      Inversión

      INVERSIÓN
      • Cortesía
      • Socio AIRD
      • No Socio

      • Las invitaciones con carácter de cortesíase asignarán a:
        1. Presidente y vicepresidente de la República
        2. Miembros altas cortes
        3. Ministros
        4. Iglesia (Alto mando)
        5. Viceministros (Más relacionados a la AIRD)
        6. Directores Generales (Más relacionados a la AIRD)
        7. Centrales Sindicales
        8. Representantes de Organismos Multilaterales
        9. Embajadores
        10. Presidente y vicepresidente del CONEP
        11. Legisladores
        12. Prensa

      Administrativo

      Procedimiento Caja de Seguridad

      #administrativo

      Details

       

       

      Procedimiento Caja de Seguridad

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer los procedimientos de manejo de la Caja de Seguridad de la AIRD.  

       

       

      • Alcance:

       

      El siguiente procedimiento es de aplicación estricta ya que en esta caja de seguridad reposan muchos documentos valiosos. 

       

       

      • Procedimiento Caja de Seguridad:

       

       

      • La Caja de Seguridad será utilizada para la custodia de Registro de Títulos, Certificados, Contratos o cualquier otro documento importante de la institución autorizado por la Vicepresidenta Ejecutiva.

       

      • El contrato de la Caja de Seguridad se renueva anualmente de forma automática,   

       

      • Solamente la Vicepresidenta Ejecutiva de la AIRD esta autorizada para ingresar o retirar documentos en la Caja se Seguridad.

       

      • La Gerente Administrativa es la encargada de la custodia de la llave de la Caja de seguridad.

       

       

       

       

       

       

       

       

       


      Procedimiento de Activos Fijos

      #administrativo

      Details

       

       

      Procedimiento de Activos Fijos

       

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento de Activos Fijos a seguir en la Asociación de Industrias de la Republica Dominicana (AIRD).

       

      • Alcance:

       

      Esta norma es de aplicación para todos los equipos adquiridos y donados a la institución.

       

       

      • Procedimiento de Activos Fijos:

       

      La Gerente Administrativa es la responsable de: 

       

      • Crear el Calendario de Inventario anual por departamento.

       

      • Entregar el Calendario a la Vicepresidenta Ejecutiva.

       

      • Crear, al final de cada ronda de inventario, un reporte final donde se reclasificarán, todos los activos que estén vigentes en el sistema, por:

       

      • Normal
      • Obsoleto
      • Dañado
      • En desuso

       

      El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento es responsable de Inventariar:

       

      • Los aires acondicionados de la institución
      • Las computadoras y Fotocopiadora-Impresora
      • Los instrumentos y mobiliarios
      • Los activos misceláneos.

       

       

       

       

       

      • Por lo que asignará y colocará labels a cada uno de los activos que le corresponde

       

      La Gerente Administrativa será responsable de mantener actualizado el Manual de Procedimientos de los Activos Fijos y hacer cumplir las políticas de Procedimientos del mismo.

       

      Garantizar que todo el personal esté informado de todos los activos que tiene bajo su responsabilidad.

       

      Archivar adecuadamente los documentos que sustentan las transacciones de los activos fijos.  

       

         

       

       

               

       

       

       

       

       

       


      Procedimiento de Archivo Físico

      #administrativo

      Details

       

      Procedimiento de Archivo Físico

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer las políticas a seguir para el archivo de todas las documentaciones recibidas por la institución. 

       

      • Alcance:

       

      Esta política es de aplicación para los empleados fijos de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD).

       

      • Procedimiento de Archivo Físico

       

      Mediante este procedimiento se establece:

       

      o   Se guardarán los documentos de contabilidad de 10 años atrás en adelante

      1.     Sólo se guardará una copia de dichos documentos.

      o   Sólo serán guardadas las comunicaciones recibidas en los dos años anteriores 

      o   Las comunicaciones enviadas serán guardadas en su totalidad siempre y cuando sean relevantes.

      o   Las comunicaciones y documentos de posiciones de las empresas e instituciones serán debidamente archivadas y sólo serán desechados por la Vicepresidente Ejecutiva y la Gerente Técnica.

      o   Todos los documentos de actividades serán desechados después de un año, salvo la comunicación principal donde se indica el motivo de la actividad y donde quede asentado la realización de la actividad que serán archivadas siempre.

      o   Documentos de personal: Deben guardarse todos los documentos que testimonien quién trabajó en la institución. 

      o   Documentos constitutivos y documentos importantes deben ser archivados en una gaveta con llave y aquellos que sean relevantes, deben guardarse en la caja de seguridad.

      o   Todos los documentos constitutivos y convenios institucionales deben estar bajo la custodia de la Gerente Legal, salvo los contratos que están bajo la responsabilidad de la Gerente de Mercadeo y Ventas.

      o   De todos los documentos que se lleven a caja de seguridad se le debe sacar una copia.

      o   Las invitaciones recibidas para actividades deben ser archivadas sólo por 1 año. 

      o   Recortes de periódico: Declaraciones de AIRD se guardarán de forma permanente, las informaciones que no sean de la AIRD se guardarán por 1 año.

      o   El Departamento Administrativo conjuntamente con el responsable de cada departamento deberá identificar cada archivo por departamento e indicar en la parte delantera del archivo en formato estandarizado una lista de los documentos archivados en los mismos.

       

       

       

       

       

       


      Procedimiento de Caja Chica

      #administrativo

      Details

      Procedimiento de Caja Chica

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento a seguir para el correcto manejo de la Caja Chica de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD). 

       

      • Alcance:

       

      La caja chica es un fondo fijo reembolsable, con la finalidad de realizar pequeños pagos de menor cuantía, bajo la custodia del Enc. De Servicios Generales y Mantenimiento y a su vez, de la Gerente Administrativa, procurar que se cumplan.

       

      • Procedimiento de Caja Chica

       

      • El fondo de caja chica esta creado con un monto de RD$ 25,000.00 (veinte y cinco mil pesos con 00/100).

       

      • La reposición del fondo de caja chica se solicitará cuando el mismo este agotado en alrededor de un 80%, es decir unos RD$20,000.00 (Veinte mil pesos con 00/100), registrados en un formulario de reposición.     

       

      • El encargado del fondo de caja chica solamente podrá realizar desembolsos hasta un máximo de RD$ 5,000.00 (Cinco mil pesos con 00/100).

       

      • Todos los desembolsos deberán ser realizados por el/la encargada del fondo, y firmados por la persona que recibe los fondos.

       

      • Los recibos constaran de un (1) original, el cual será retenido por el custodio del fondo de caja chica, para fines de reposición.

       

      • Este fondo debe permanecer dentro de una caja metálica que esté cerrada bajo llave.

       

      • El monto original del fondo será fijo y estará representado por el efectivo y/o los comprobantes de los desembolsos realizados.

       

      • No se hará desembolso sin antes preparar el comprobante de caja chica correspondiente. En caso de imprevisto se prepara un recibo provisional de caja destinado para estos fines.  

       

      • La suma solicitada para reposiciones nunca sobrepasará el monto fijo del fondo.

       

      • El cheque de reposición de caja chica debe hacerse a nombre del o la custodia del fondo (Pagador).

       

      • En caso de que se anule un comprobante de caja chica, este debe mantenerse y     anexarse en el orden secuencial numérico en la reposición correspondiente.

       

      • Por caja chica no se podrán hacer préstamos, avances a sueldos, cambios de cheques a empleados o ejecutivos.

       

      • La Gerente Administrativa o la que la Vicepresidenta Ejecutiva autorice, debe realizar     periódica y sorpresivamente labores de fiscalización sobre el manejo del fondo de caja chica a través de arqueos.

       

       

       

       Procedimiento

       

      • El Encargado de Servicios Generales y Mantenimiento como custodia del fondo recibe la caja chica con el importe en efectivo de dicho fondo.

       

      •  Realiza desembolsos para las compras menores, como son:

       

      • Compra de café, agua, leche, jugos, azúcar, refrescos, etc.
      • Compra material gastable de oficina, en el caso de que en el suministro no haya en existencia.
      • Arreglos menores a vehículos y/o equipos.
      • Gastos de transporte.
      • Compra de sellos, periódicos, otros etc.   

       

      • Prepara un recibo provisional a mano por el monto a entregar a la persona que solicita y que al mismo tiempo lo firma como acuse de recibo.

       

      • Tomando en cuenta que los desembolsos deben estar previamente autorizados por la por la Gerente Administrativa.   

       

      • Luego de ser autorizado el desembolso, la custodia del fondo recibe el recibo provisional y lo archiva temporalmente y entrega el efectivo al solicitante.  

       

      • El/La solicitante entrega la factura donde indica lo que gastó.

       

      • El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento como custodia del fondo, compara factura con recibo provisional y determina que la factura no tenga alteraciones y que este correcta.

       

      • El/La solicitante firma el comprobante de caja chica y lo devuelve al custodio del fondo.  

       

       

      • En caso de que la factura no esté correcta, el o la custodio del fondo debe investigar las razones por la que la factura no es igual al recibo provisional y determinar:

       

      • Si la factura es por un monto mayor o menor, la Asistente de Presidencia debe presentarla a la Dirección Ejecutiva, para que la autorice e inicialice.

       

      • La custodia del fondo arregla el recibo provisional y prepara el comprobante prenumerado de desembolso de caja chica a mano por el monto de la factura. 

       

      • Anexa la factura al comprobante de caja chica.

       

      • Entrega comprobante de caja chica al solicitante para que este firme.

       

      • El solicitante firma el comprobante de caja chica y lo devuelve al custodio del fondo.

       

      • El custodio del fondo debe separar el original del comprobante de caja chica y le anexa la factura.

       

      • El Enc. De Servicios Generales y Mantenimiento, como custodio del fondo archiva el comprobante de caja chica en la caja metálica junto a los demás comprobantes, incluyendo el recibo provisional como prueba de autorización del desembolso.

       

      Reposición de Fondos 

      • El/La Encargada de Servicios Generales y Mantenimiento como custodia del fondo para solicitar la reposición de fondos, debe extraer de la caja metálica los comprobantes pagados hasta la fecha de la solicitud de reposición.

       

      • Debe asegurarse de que estén en secuencia numérica.

       

      • Suma todos los comprobantes pagados hasta la fecha de la reposición y agrupa los documentos.

       

      • Determina el dinero aún no gastado y concilia el monto del fondo con los comprobantes y el importe en efectivo, el cual debe ser igual al total establecido para el fondo.

       

      En caso de que El/La custodio del fondo tenga diferencia al momento de la solicitud del fondo:

       

      1. Busca la diferencia revisando los comprobantes con la factura.

       

      2. En caso de que la diferencia sea un faltante, la custodia del fondo, debe      reponer      dicho faltante de su propio dinero.

       

      3. En caso de que la diferencia sea un sobrante, se considerará como otros ingresos (previamente establecido en el procedimiento de ingreso), y este debe integrarlo a la caja chica.

       

       

      El/La Encargada de Servicios Generales y Mantenimiento debe asegurarse de los siguientes aspectos:

       

      • Que cada comprobante de caja chica tenga facturas originales anexas por el monto del desembolso.

       

      • Que a las facturas se les haya estampado el sello de “PAGADO”.

       

      • Que los comprobantes de caja chica estén firmados por el beneficiario y aprobados por la persona autorizada.

       

      • Cualquier otro aspecto que, a su juicio, considere necesario.

       

      • El Enc. de Servicios Generales y Mantenimiento como custodia del fondo debe llenar el formulario de solicitud de reposición con los comprobantes y facturas anexas. 

       

      • Luego que la Gerente Administrativa verifica que está todo correcto, de acuerdo a las especificaciones antes señaladas y entrega al Depto. Financiero para el registro y revisión.

       

      • El Departamento Financiero actualiza los registros contables mediante el resumen de reposición, codificando los comprobantes por tipos de gastos.   

       

      • El Departamento Financiero procede con la clasificación del gasto en las cuentas contables, realiza el formulario de solicitud de autorización de cheque, la confección del cheque y posteriormente gestiona la firma del cheque.  

       

      • La custodia del fondo después de haberse preparado el cheque de reposición y haberse cambiado, recibe el dinero y lo coloca nuevamente en la caja metálica.

       

       

       

                            

       

       

       

       

       

       

       

       

       


      Procedimiento de Compras de botellones de agua

      #administrativo

      Details

      Procedimiento de Compras de botellones de agua 

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para la compra de botellones de agua 2 veces a la semana requerido por la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD) a fines de garantizar su adecuado uso, conservación y manejo. 

       

      • Alcance:

       

      Esta norma es de aplicación para todos los condomines de la Torre Empresarial AIRD encargados de solicitar botellones de agua para uso interno.

       

      • Procedimiento de Compras

       

      Solicitud

      Todo condominio que solicite la compra de un botellón de agua debe hacerlo por escrito donde especifique:

       

      • Solicitud de botellones Agua Crystal se realizará 2 veces en la semana: Miércoles y Sábado;
      • Control y acceso de la llave para el despacho del agua: La Administracion de la Torre;
      • Control de entrega de la venta de botellones de agua: La Administracion de la Torre conjunto con la AIRD;

       

      • Todo condómino debe realizar el pedido al sótano donde se le realizara un conduce de despacho con la cantidad del artículo solicitado;
      • El conduce tendrá dicha información para manejo interno: Destino de dicho artículo (piso u oficina) y Nombre de la persona responsable que realice dicha solicitud
      • Conduce debe estar firmado y sellado por el solicitante.
      • A final de mes en la cuota de la Torre se va a reflejar la cantidad despachada para fines cobro.
      • Cada condómino recibirá se enviará factura para cobro de la AIRD- Torre Empresarial

       

       

       

       

       

       


      Procedimiento de Limpieza y Reposición Materiales Salón Empresarial

      #administrativo

      Details

       

      Procedimiento de Limpieza y Reposición Materiales Salón Empresarial

       

       

       

      • Objetivos:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento que requiere la limpieza y la reposición de materiales en el Salón Empresarial.  Mantener los espacios designados como baños de damas y caballeros limpios y desinfectados para el bienestar de los visitantes a dicho salón. Este instructivo presenta de una manera específica la secuencia de pasos, implementos y demás observaciones generales que deben tener en cuenta para la limpieza y desinfección de dichos baños.

       

      • Alcance:

       

      La siguiente política será de aplicación del Auxiliar de Mayordomía, Conserje y Mayordomo de la AIRD 

       

      • Procedimiento de Limpieza y Reposición Materiales Salón Empresarial: 

       

      El aseo de los baños del Salón Empresarial se refiere a la limpieza y desinfección de pisos, paredes, lavamanos, orinales, espejos y todo lo concerniente a esta área.

       

       La limpieza de estas áreas se lleva a cabo diariamente a primera hora de la mañana, una vez al día siempre y cuando no tengamos pautada alguna actividad.  

       

      El Auxiliar de Mayordomía tiene bajo su responsabilidad los insumos e implementos con los cuales realizaran las actividades de limpieza, así mismo el estado y solicitud de renovación de los mismos en caso de ser necesario. 

       

      A) Si tenemos eventos en el Salón Empresarial se asearán los baños cada media hora dependiendo las horas que dure dicho evento y deberá ser revisada la limpieza por su supervisor cada 1 hora, de acuerdo al tráfico de los baños, para asegurar la limpieza y pulcritud del área. 

       

      B) Al terminar la jornada de limpieza deberá dejar el área limpia y ordenada, así como limpiar y dejar los insumos en las mejores condiciones para ser guardados y utilizados en la próxima limpieza. 

       

       

      III.1      Pasos a seguir para el proceso de Limpieza:

       

      • Bloquear la entrada para manifestar que el espacio se encuentra en mantenimiento.
      • Preparar el detergente en polvo de acuerdo a la cantidad de tasas y el área del espacio
      • Limpiar telarañas haciendo uso de la escoba o escobillón 
      • Barrer el área evitando llevar la basura en los sitios donde se dificulte su recolección de adentro hacia afuera 
      • Cambiar las bolsas de basura en cada una de los zafacones por nuevas bolsas según la clasificación de los residuos 
      • Estregar los lavamanos con la esponja gruesa, en caso de encontrar sarro y demás adherencias bacterianas de difícil remoción 
      • Limpiar los espejos y las superficies de la pared cercanas al lavamanos utilizando los paños o periódicos para dicha finalidad 
      • Enjuagar el lavamanos con suficiente agua para no dejar restos de detergente o las soluciones utilizadas, haciendo uso de cubeta o manguera según la disponibilidad del caso. 
      • Rociar y limpiar las paredes con la solución de detergente diluido
      • Estregar las paredes con la esponja 
      • Enjuagar las superficies enjabonadas y estregadas en los pasos anteriores. 
      • Enjuagar todas las superficies trabajadas con abundante agua asegurándose de no dejar restos de sucio en ninguna de ellas. 
      • Secar las superficies con los paños dispuestos para tal fin 
      • Rociar el detergente disuelto en el piso, estregar (el suelo) utilizando la escoba o cepillo dispuesto para ello. 
      • Enjuagar y trapear el área mínima 2 veces, asegurándose de que quede más seco posible, para evitar accidentes. 
      • Aplicar el ambientador desinfectante en la última trapeada con el trapero lo más limpio posible. 
      • Si el tráfico de personas lo permite de unos minutos para que el suelo se seque un poco más. Por último, retire el bloqueo del baño y permita que este entre en servicio, llevando todos los materiales a la siguiente tarea o almacenamiento totalmente limpios

       

      • El Auxiliar de Mayordomía deberá firmar el formulario control limpieza de baños de Damas y caballeros  cada vez que lo limpia y el Mayordomo deberá inicialar como revisado.

       


      Procedimiento Manejo de Suplidores

      #administrativo

      Details

       

       

      Procedimiento Manejo de Suplidores 

       

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el manejo de suplidores por el personal del Depto. Administrativo de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD). 

       

       

      • Alcance:

       

      Esta norma es de aplicación para todos los empleados de la AIRD que utilicen o requieran los servicios de solicitudes de catering, materiales impresos, valet parking, entre otros. 

       

       

      • Procedimiento de Manejo de Suplidores:

       

      Luego de recibir las solicitudes de servicios por los diferentes departamentos procederemos a realizar las diferentes solicitudes: 

       

      Para Montaje de los salones

       

      A los fines de tener un montaje acorde con los requerimientos que se solicitó, se procede a indicarle vía email al Mayordomo el montaje indicado:

       

      • Herradura
      • Teatro
      • Escuela
      • Mesas redondas 
      • Mesas redondas media luna

       

       

       

       

       

       

       

      Para Servicio de Catering:

       

      • Se solicita cotización a los diferentes proveedores autorizados de servicios de A&B para tales fines.

       

      Para los Desayunos temáticos se consideran los siguientes parámetros:

       

      • Cantidad de Personas confirmadas
      • Cantidad de Prensa
      • Para un Total de Confirmados
      • Personas que no Desayunan un 20%
      • Personas que confirman y no vienen 15%
      • Para obtener total de número de personas confirmadas para Desayuno

       

       

      Para Contratación de camareros:

       

      • Se procede a contactar los camareros necesarios registrados en la AIRD, previamente depurados por el Departamento de Mercadeo y atendiendo a los requerimientos del cliente.

       

      La Gerente Administrativa realizará semanalmente una relación en excell de las actividades realizadas durante la semana, indicando día y hora, de acuerdo a lo siguiente: 

                    

      1.  Servicio Camarero para Desayunos

      2.  Servicio Camarero para Almuerzos

      3.  Servicio Camarero para actividades

      4.  Servicio Camarero para coctel

       

      Luego la Gerente Financiero la revisará, para proceder a realizar la transferencia bancaria a través del internet banking 

       

      Para impresión de materiales:

       

      Luego de recibir el requerimiento y el arte del material que se requiere imprimir por el departamento correspondiente, se procede de la siguiente manera:

       

      • Se remite el arte al proveedor, vía email, y se solicita una cotización 
      • Al recibir la cotización, se procede con la orden de compra 
      • Se remite la orden de compra firmada y sellada al suplidor y posteriormente se entrega una copia al Depto. Financiero para cuando reciba la factura iniciar el proceso de pago, si el requerimiento es a crédito.
      • Se requiere que los materiales impresos sean entregados por el proveedor en un máximo de 3 días luego de enviada la orden de compra y el arte final.
      • En el caso de la revista, memorias y libros, se requiere que la entrega sea realizada a más tardar una semana luego de enviada la orden de compra y el arte final.
      • El Departamento Administrativo recibe el material solicitado al suplidor y lo entrega al departamento que realiza el requerimiento, quien verificará si está de acuerdo con lo recibido por el suplidor.

       

      Para Servicios de Valet Parking:

       

      Se recibe el requerimiento del servicio de Valet Parking por el departamento correspondiente, y se procede a solicitar cotización considerando las siguientes cantidades de personas en eventos realizados de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., considerando los siguientes criterios:

       

      • Hasta 45 personas – No se requiere
      • De 46 hasta 80 personas – 2 choferes
      • De 81 hasta 250 personas – 3 choferes
      • De 251 hasta 450 personas – 4 choferes

       

      • Se solicita cotización vía email 
      • Al recibir la cotización, se procede con la orden de compra 
      • Se remite la orden de compra firmada y sellada al suplidor y posteriormente se entrega una copia al Depto. Financiero para cuando reciba la factura iniciar el proceso de pago, si el requerimiento es a crédito.
      • Confirmada dicha actividad se procede a informar  vía email al Condominio Torre Empresarial para conocimiento de toda la seguridad del edificio.

       

      • Se prepara un letrero indicando el nombre de la actividad para colocación en el Pódium del Valet parking para conocimiento y uso de todos los asistentes  

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       


      Mercadeo

      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

       

       

      Procedimiento Manejo de Suplidores 

       

       

       

      • Objetivo:

       

      El presente documento tiene como objetivo establecer el procedimiento para el manejo de suplidores por el personal del Depto. Administrativo de la Asociación de Industrias de la República Dominicana (AIRD). 

       

       

      • Alcance:

       

      Esta norma es de aplicación para todos los empleados de la AIRD que utilicen o requieran los servicios de solicitudes de catering, materiales impresos, valet parking, entre otros. 

       

       

      • Procedimiento de Manejo de Suplidores:

       

      Luego de recibir las solicitudes de servicios por los diferentes departamentos procederemos a realizar las diferentes solicitudes: 

       

      Para Montaje de los salones

       

      A los fines de tener un montaje acorde con los requerimientos que se solicitó, se procede a indicarle vía email al Mayordomo el montaje indicado:

       

      • Herradura
      • Teatro
      • Escuela
      • Mesas redondas 
      • Mesas redondas media luna

       

       

       

       

       

       

       

      Para Servicio de Catering:

       

      • Se solicita cotización a los diferentes proveedores autorizados de servicios de A&B para tales fines.

       

      Para los Desayunos temáticos se consideran los siguientes parámetros:

       

      • Cantidad de Personas confirmadas
      • Cantidad de Prensa
      • Para un Total de Confirmados
      • Personas que no Desayunan un 20%
      • Personas que confirman y no vienen 15%
      • Para obtener total de número de personas confirmadas para Desayuno

       

       

      Para Contratación de camareros:

       

      • Se procede a contactar los camareros necesarios registrados en la AIRD, previamente depurados por el Departamento de Mercadeo y atendiendo a los requerimientos del cliente.

       

      La Gerente Administrativa realizará semanalmente una relación en excell de las actividades realizadas durante la semana, indicando día y hora, de acuerdo a lo siguiente: 

                    

      1.  Servicio Camarero para Desayunos

      2.  Servicio Camarero para Almuerzos

      3.  Servicio Camarero para actividades

      4.  Servicio Camarero para coctel

       

      Luego la Gerente Financiero la revisará, para proceder a realizar la transferencia bancaria a través del internet banking 

       

      Para impresión de materiales:

       

      Luego de recibir el requerimiento y el arte del material que se requiere imprimir por el departamento correspondiente, se procede de la siguiente manera:

       

      • Se remite el arte al proveedor, vía email, y se solicita una cotización 
      • Al recibir la cotización, se procede con la orden de compra 
      • Se remite la orden de compra firmada y sellada al suplidor y posteriormente se entrega una copia al Depto. Financiero para cuando reciba la factura iniciar el proceso de pago, si el requerimiento es a crédito.
      • Se requiere que los materiales impresos sean entregados por el proveedor en un máximo de 3 días luego de enviada la orden de compra y el arte final.
      • En el caso de la revista, memorias y libros, se requiere que la entrega sea realizada a más tardar una semana luego de enviada la orden de compra y el arte final.
      • El Departamento Administrativo recibe el material solicitado al suplidor y lo entrega al departamento que realiza el requerimiento, quien verificará si está de acuerdo con lo recibido por el suplidor.

       

      Para Servicios de Valet Parking:

       

      Se recibe el requerimiento del servicio de Valet Parking por el departamento correspondiente, y se procede a solicitar cotización considerando las siguientes cantidades de personas en eventos realizados de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., considerando los siguientes criterios:

       

      • Hasta 45 personas – No se requiere
      • De 46 hasta 80 personas – 2 choferes
      • De 81 hasta 250 personas – 3 choferes
      • De 251 hasta 450 personas – 4 choferes

       

      • Se solicita cotización vía email 
      • Al recibir la cotización, se procede con la orden de compra 
      • Se remite la orden de compra firmada y sellada al suplidor y posteriormente se entrega una copia al Depto. Financiero para cuando reciba la factura iniciar el proceso de pago, si el requerimiento es a crédito.
      • Confirmada dicha actividad se procede a informar  vía email al Condominio Torre Empresarial para conocimiento de toda la seguridad del edificio.

       

      • Se prepara un letrero indicando el nombre de la actividad para colocación en el Pódium del Valet parking para conocimiento y uso de todos los asistentes  

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       


      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

      Hello

      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

      Hello

      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

      Hello

      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

      Hello

      Politica de Vestimenta del Personal

      #mercadeo

      Details

      Hello